Офис-менеджер (делопроизводитель)

О компании

Мы — консалтинговая компания, которая помогает бизнесу выстраивать эффективные процессы и находить решения для устойчивого развития. Основные направления нашей работы — подбор персонала, кадровое делопроизводство, HR-консалтинг и сопровождение бизнеса.

Кого мы ищем

Мы ищем внимательного и системного специалиста, который возьмет на себя организацию документооборота, административно-хозяйственную поддержку офиса, взаимодействие с сотрудниками, подрядчиками и государственными органами, а также контроль исполнения административных процессов.

Важен опыт работы с договорной документацией, учетными-системами и взаимодействием с внутренними подразделениями и контрагентами. Роль предполагает высокий уровень ответственности, работу с большим объемом данных и постоянную координацию процессов.

Основные задачи

Документооборот

• Ведение полного цикла документооборота: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, учет внутренних документов, организация отправки документов;
• Сканирование, систематизация и размещение документов в электронном архиве с соблюдением структуры хранения и требований к наименованию файлов.

Работа с корреспонденцией

• Организация, ведение и контроль документооборота и корреспонденции между юридическими лицами и сотрудниками;
• Контроль сроков подготовки, согласования и отправки документов в военные комиссариаты (военкоматы), органы по вопросам миграции МВД РФ и другие государственные органы;
• Обеспечение соблюдения сроков отправки документов в соответствии с законодательством РФ;
• Ведение учета отправленной корреспонденции: формирование реестра отправок, отслеживание статусов доставки, хранение подтверждающих документов;
• Использование и соблюдение требований нормативных документов по воинскому учету

Документооборот в части воинского учета

• Осуществляет оформление и ведение документов воинского учета работников по формам и в порядке, предусмотренным законодательством Российской Федерации и локальными актами работодателя;
• Внесение и актуализация сведений о воинском учете сотрудников в установленные сроки;
• Подготовка и направление сведений в военные комиссариаты;
• Формирование и ведение реестров направленных сведений;
• Контроль сроков предоставления сведений в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• Взаимодействие с военными комиссариатами в части документооборота.

Административная поддержка офиса

• Организация, оформление и контроль пропускного режима для сотрудников, автотранспорта и материальных ценностей в бизнес-центр, включая проверку корректности данных, взаимодействие с управляющей компанией и обеспечение соблюдения требований безопасности;

• Организация закупок для офиса: канцелярские товары, продукты питания, вода, картриджи, офисная техника, мебель, элементы декора (с согласованием руководителя);
• Выполнение функций АХО: обеспечение офиса необходимыми ресурсами, контроль состояния мебели и техники, организация ремонта и замены;
• Контроль клининговых услуг.

Взаимодействие с подрядчиками

• Взаимодействие с: интернет-провайдерами; управляющей компанией бизнес-центра, почтовыми службами, сервисами по ремонту техники, сборщиками мебели, иными подрядными организациями;
• Контроль качества и сроков выполнения работ подрядчиками.

Внутренние коммуникации и HR-поддержка

• Организация поздравлений сотрудников;
• Участие в адаптации новых сотрудников: подготовка рабочего места, обеспечение доступов, помощь в организационных вопросах;
• Выполнение задач по командировкам, при необходимости;
• Выполнение поручений руководителя.

Дополнительные задачи:

• В случае необходимости замещение специалиста по КДП, с ограниченным доступом к персональным данным;
• Взаимодействие с отделами по запросу;
• Участие в оптимизации документооборота и автоматизации процессов.

Требования:

• Высшее образование (юридическое, экономическое, ВЭД, логистика, документооборот);
• Опыт работы от 2 лет в сфере документооборота, административной поддержки;
• Знание основ делопроизводства и документооборота;
• Широкий деловой и бизнес-кругозор.

Практический опыт:

• Правила ведения деловой переписки;
• Основы воинского учета;
• Основы миграционного учета;
• Трудовое законодательство РФ (в части документооборота);
• Взаимодействие с контрагентами и внутренними подразделениями по вопросам документооборота;
• Опыт работы с различными типами документов из разных отраслей;
• Уверенное владение MS Office, Excel, Google-инструменты (docs, drive, sheets и тд);
• Работа с оргтехникой;
• Опыт работы с большим объемом информации и задач;
• Внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами;
• Развитые коммуникативные навыки и деловая переписка;
• Английский язык — А2.

Условия:

• Работа в офисе в г. Москва
• Полный рабочий день (5/2, 9:00–18:00)
• Конкурентная заработная плата