Администратор офиса (в Рощино)

B дeтский спoртивнo-oздоровительный лaгеpь «Ленинградец» в гп. Рoщинo (место работы - Ленинградская область) требуетcя сотpудник нa дoлжнocть администратора офиса.

Обязанности:

I.Oбecпeчениe aдминиcтpaции:

• пoддeржaние поpядкa в мecтах oбщего пользовaния (приeмнaя, кухня, помещение аpxивa, переговoрная);
• обeспeчение и поддержание необходимого резерва администрации представительскими товарами (закупка чая, кофе, сахара, сливок и т.п.);
• обеспечение подразделений канцелярскими товарами, расходными материалами для копировальной техники;
• закупка новогодних украшений для офиса, новогоднее оформление приемной, переговорной, кабинета директора;
• организация корпоративных праздников, сопровождение обучающих семинаров и прочих встреч.

II. Работа с документами:

• прием входящих звонков;
• прием и распределение входящей корреспонденции, поступающей на электронный почтовый ящик, из офиса;
• работа с входящими, исходящими и внутренними документами;
• сбор и отправка документов в офис;
• прием и отправка почтовых отправлений (посещение почты не менее 2-ух раз в неделю);
• работа с первичными бухгалтерскими документами (УПД, товарные накладные, счета-фактуры);
• сбор информации и подготовка графиков, документов, информационных материалов, журналов и т.п. для проведения каникулярных смен;
• контроль за предоставлением закрывающих документов;
• ведение деловой переписки;
• организация и сопровождение встреч руководителя;
• ведение реестра служебных документов и корреспонденции (писем, приказов и т.п.)

III. Закупки:

• формирование счетов на приобретение товаров для общих нужд, отслеживание заказов, ведение графика поступлений, знание основ договорной работы, порядка заключения договоров;

IV. Работа с директором:

• выполнение поручений исполнительного директора;
• выполнение поручений генерального директора и его заместителя;
• ведение календаря исполнительного директора;
• встреча гостей и посетителей;
• подача напитков, организация заказа еды , покупка цветов, формирование подарочных наборов для поздравлений сотрудников и организаций, заказ сувенирной и подарочной продукции;
• организация командировок руководителя (покупка авиа, ж/д билетов, бронирование участия и размещения;
• оформление путевых листов и списание топливных чеков на автомобиль исполнительного директора.

V. Прочее:

• ведение графика поездок водителя;
• организация zооm конференций, встреч и переговоров;
• информационное оповещение генерального, исполнительного директора о днях рождениях сотрудников организации, праздниках и знаковых общих событиях в сфере;
• координирование рабочих процессов в рамках должностных обязанностей.

Требования:

• опыт работы на аналогичной должности желателен;
• грамотная речь;
• навык ведения деловой переписки и знание правил этикета;
• навык составления служебных документов (приказов, служебных записок, доверенностей, писем, протоколов и т.п.);
• опыт работы в детском лагере или на позиции офис-менеджера/ ассистента руководителя будет являться преимуществом,
• наличие медицинской книжки (компенсируется после прохождения испытательного срока), прививочного сертификата или формы 063-у;
• готовность к ненормированному рабочему дню перед началом и в период каникулярных смен;
• готовность к работе в период детских каникул без выходных (кроме летних), праздничных дней (если они выпадают на каникулы).

Условия:

Мы предлагаем:

• работу в одном из самых крупных, динамично развивающемся детском лагере в дружном разностороннем коллективе:
• корпоративную телефонную связь,:
• график работы: с 09.00 до 18.00, 5/2 (между сменами), в период проведения смен график по договоренности;
• достойную заработную плату;
• ежедневную развозка до Лагеря от ж/д станции Рощино;
• льготные условия на отдых для детей сотрудников;
• бесплатное питание во время проведения смен;
• возможно проживание на территории Лагеря.