Операционный координатор отдела продаж на маркетплейсах/Ассистент менеджера маркетплейсов

VOIS — российский бренд косметики и ухода, основанный в 2022 году. Сейчас бренд активно растет в e-commerce и на маркетплейсах, поэтому мы ищем человека, который поможет руководителю отдела продаж выстроить прозрачную систему задач, отчетности и контроля внутри команды.

Это не позиция личного ассистента. Нам нужен специалист, который уже работал внутри отдела продаж на маркетплейсах и понимает специфику отчетности, показателей и высокой операционной нагрузки.

Цель роли

Обеспечить четкую и прозрачную работу отдела продаж: задачи выполняются в срок, отчеты собираются без ошибок, руководитель видит актуальные показатели, риски и проблемные зоны.

Что предстоит делать

• Контролировать задачи тим-лидов и менеджеров: сроки, статусы, ответственных и просрочки.
• Проверять ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты отдела продаж.
• Создавать и вести таблицы по планам, фактам, динамике показателей и проблемным зонам.
• Собирать и структурировать данные по работе команды и продажам на маркетплейсах.
• Готовить для РОПа понятную сводку: что сделано, где есть отклонения и какие вопросы требуют решения.
• Фиксировать договоренности после встреч и контролировать их исполнение.
• Описывать и актуализировать регламенты, инструкции и правила ведения отчетности.
• Находить ошибки, несостыковки и «узкие места» в работе менеджеров.
• Определять процессы, которые можно упростить или передать на автоматизацию.
• Быть связующим звеном между РОПом, тим-лидами и командой продаж.

Обязательные требования

• Опыт работы от 1 года в e-commerce или отделе продаж на маркетплейсах.
• Понимание специфики работы с Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет или другими крупными площадками.
• Опыт подготовки ежедневной, еженедельной и ежемесячной отчетности.
• Уверенное владение Excel или Google Таблицами: формулы, сводные таблицы, фильтры, поиск и проверка данных.
• Опыт создания отчетных таблиц с нуля.
• Опыт написания регламентов и инструкций.
• Умение контролировать несколько сотрудников и параллельных задач.
• Способность находить ошибки в цифрах и задавать уточняющие вопросы.

Мы не рассматриваем кандидатов, у которых есть только опыт личного ассистента, секретаря или офис-менеджера без работы с маркетплейсами и отчетностью отдела продаж.

Кого мы ищем

Собранного, внимательного и настойчивого человека, который любит порядок, спокойно работает с большим объемом информации и не ограничивается простым сбором данных.

Важно не только напомнить о задаче, но и разобраться, почему она не выполнена, где возникло «узкое место» и что нужно изменить в процессе.

Результат вашей работы

• Отчеты формируются своевременно и без ошибок.
• Руководитель видит актуальную картину по продажам, задачам и рискам.
• Задачи и договоренности не теряются.
• Тим-лиды и менеджеры соблюдают сроки и правила отчетности.
• Регламенты актуальны и реально используются.
• Проблемные процессы выявляются и постепенно автоматизируются.

Условия

• Работа в развивающемся бренде косметики VOIS.
• Полная занятость, удаленный формат.
• График 5/2, необходимо быть на связи в течение рабочего дня.
• Прямое взаимодействие с руководителем отдела продаж.
• Возможность профессионального роста в операционном управлении, e-commerce и marketplace-направлении.
• Заработная плата обсуждается с финалистом.

Как откликнуться

В сопроводительном письме обязательно ответьте на четыре вопроса:

1. С какими маркетплейсами вы работали и как долго?
2. Какие ежедневные, еженедельные и ежемесячные отчеты вы готовили?
3. Приведите пример таблицы или системы отчетности, которую вы создали самостоятельно.
4. Какое «узкое место» в работе отдела вам удалось выявить и исправить?