Бизнес-ассистент

Мы предлагаем:

• Зарплату до 150 000 рублей.
• Полную занятость с графиком 5/2.
• Работу в офисе на Ижорской улице, д.7, г. Москва.
• Выплаты два раза в месяц.
• Возможность работать в стабильной компании.
• Комфортные условия труда.

Чем предстоит заниматься:

Выполнение поручений руководителя, в том числе срочных, нестандартных, а также персональных заданий (поиск поставщиков конкретного продукта, контроль исключительных закупок, поиск товарноматериальных ценностей).

Обработка финансовой информации: сбор данных из разных источников (счета, акты, выписки, отчёты подразделений);сведение в единую структурированную таблицу по ключевым финансовым показателям (выручка, расходы, маржинальность, остатки и пр.);проверка корректности данных, выявление расхождений, подготовка кратких сводок и пояснений для руководителя.

Взаимодействие с кадровыми агентствами: передача заявок, координация этапов отбора, ведение учёта статусов кандидатов, фиксация обратной связи.

Взаимодействие с рекламными агентствами: приём и учёт материалов, контроль сроков, организация согласований, ведение реестра договоров, приложений, актов и оплат.

Работа с юристами на аутсорсинге: передача входящих документов и запросов внешним юристам, фиксация сроков отработки; сбор недостающих сведений/документов по запросу юристов и оперативное доведение их до ответственных подразделений; контроль статусов согласования договоров и иных документов, напоминание о дедлайнах; ведение реестра договоров/допсоглашений (номер, дата, контрагент, статус, срок действия, особые условия) в Excel/CRM; фиксация и передача руководителю ключевых рисков и замечаний юристов по документам.

Контроль исключительных закупок и работа с ТМЦ: контроль исполнения нетипичных и исключительных закупок по поручениям руководителя; поиск поставщиков под конкретный продукт строго по распоряжению директора; организация поиска и приобретения товарноматериальных ценностей по индивидуальным заданиям.

Разовые нетипичные заказы продукции: приём ТЗ, запрос коммерческих предложений, сравнение условий, согласование выбора с руководителем, оформление заказов, контроль отгрузок и приёмки, информирование о возможных задержках.

Коммуникация с внешними поставщиками услуг: ведение деловой переписки и переговоров, фиксация договорённостей, контроль исполнения обязательств, оперативное реагирование на отклонения и предложение вариантов решения.

Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, трансферов, при необходимости — оформление виз, страховок; формирование пакета документов для поездки, напоминание о важных деталях.

Зона ответственности и уровень самостоятельности:

мелкие и операционные вопросы, не имеющие стратегического значения и не влекущие существенных финансовых и организационных затрат, сотрудник решает самостоятельно в рамках установленных регламентов. По вопросам, требующим значительных финансовых или организационных ресурсов, сотрудник готовит краткую аналитику и предлагает 2–3 варианта решения с оценкой сроков, стоимости и основных рисков по каждому. Финальное решение принимает руководитель.

Мы ожидаем от кандидата:

Образование: высшее или среднее профессиональное. Профильное образование приветствуется, но не является обязательным.

Опыт: от 1–2 лет на позиции помощника руководителя, ассистента, координатора или в схожей административной роли с подтверждённым опытом выполнения аналогичных задач.

Ключевые навыки: уверенный Excel (сводные таблицы, формулы, очистка и структурирование данных, работа с «грязными» данными); грамотная деловая коммуникация (письменная и устная), умение структурировать информацию и упаковывать варианты решений в краткую форму; понимание базовых процессов договорной работы и документооборота (в том числе при работе с внешними юристами); навыки ведения реестров, фиксации статусов и контроля сроков; умение приоритизировать задачи и работать в условиях многозадачности; способность чётко выполнять персональные поручения руководителя и фиксировать промежуточные статусы.

Личные качества: организованность, внимание к деталям, ответственность, умение работать с конфиденциальной информацией, исполнительность при персональных заданиях.