Бизнес ассистент/Operation manager

Мы - международное кадровое Агентство и онлайн-Академия персональных и бизнес-ассистентов "Smart and Talented", и уже на протяжении 10 лет подбираем самых классных ассистентов нашим клиентам! И Вы можете найти работу мечты вместе с нами.

Ищем Бизнес ассистента для руководителя Международной технологической компании, создающей продукты на стыке: искусственного интеллекта, количественных финансов, цифровых активов, финансовой инфраструктуры.

Операционное управление:

• Полное сопровождение административной деятельности компании.
• Координация операционных процессов между всеми подразделениями.
• Контроль исполнения внутренних процессов и административных регламентов.
• Поддержание бесперебойной работы операционной инфраструктуры компании.

Корпоративное администрирование:

• Сопровождение нескольких международных юридических лиц (ОАЭ, Гонконг, BVI, Cayman и др.).
• Контроль сроков корпоративных процедур, продлений и обязательной отчетности.
• Организация регистрации новых компаний и сопровождение существующих юридических лиц.
• Ведение корпоративной документации, договоров и реестров.

Взаимодействие с подрядчиками:

• Координация работы бухгалтерских компаний.
• Координация работы юридических консультантов.
• Взаимодействие с корпоративными сервис-провайдерами.
• Поиск, оценка и подключение новых подрядчиков.
• Контроль качества работы внешних поставщиков услуг.

Финансы и банковская инфраструктура:

• Взаимодействие с банками и платежными провайдерами.
• Открытие банковских счетов.
• Прохождение процедур KYC/KYB.
• Контроль банковских запросов и корпоративных проверок.
• Контроль корпоративных платежей.
• Работа с инвойсами.
• Ведение учета операционных расходов.
• Контроль движения денежных средств компании.

Корпоративная отчетность:

• Координация подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности через внешних подрядчиков.
• Контроль соблюдения всех корпоративных и налоговых дедлайнов.
• Своевременное предоставление документов внешним бухгалтерам и консультантам.

HR-координация:

• Подготовка Job Description совместно с руководителем.
• Взаимодействие с рекрутинговыми агентствами.
• Координация полного цикла подбора сотрудников.
• Организация интервью.
• Подготовка офферов.
• Организация онбординга и офбординга сотрудников.
• Ведение кадровой административной документации.
• Контроль отпусков, внутренних реестров сотрудников и организационных HR-процессов.

Исследования и развитие процессов:

• Поиск новых подрядчиков и сервисов.
• Анализ коммерческих предложений.
• Подготовка рекомендаций руководителю.
• Самостоятельная реализация согласованных операционных проектов.
• Использование AI-инструментов (ChatGPT и др.) для автоматизации, поиска информации и повышения эффективности работы.

Работа с Founder:

• Ведение рабочего календаря руководителя.
• Организация встреч и контроль расписания.
• Контроль исполнения поручений и дедлайнов.
• Travel support для деловых поездок.
• Координация административных вопросов руководителя (страховка, аренда жилья, налоговые вопросы и др.).
• Контроль подготовки необходимых документов.
• Операционная поддержка руководителя по текущим бизнес-задачам.

ТРЕБОВАНИЯ:

• Релевантный опыт: от 3 лет в роли Operations Manager / Head of Administration / Executive Assistant / Business Operations / Chief of Staff / Executive Support;
• Опыт в международных компаниях или стартапах;
• Иностранный язык: английский, B2-C1 (важно свободно участвовать в рабочих звонках, переписке и коммуникации с иностранными подрядчиками);
• Программы и знания: Google Workspace; Notion; ChatGPT и AI-инструменты; Excel / Google Sheets; корпоративные сервисы документооборота;

УСЛОВИЯ:

• Заработная плата 3000-4000 $ на руки (Оплата в крипто валюте); Оформление: Договор с иностранной компанией;
• Формат работы: гибрид (3 дня в офисе, 2 удаленно)
• График работы: 5/2, полный день, с 10.00 до 19.00; Командировки: не предусмотрены.

ЭТАПЫ:

1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;

2) собеседование с Head of Administration;

3) собеседование с Founder .