Административный директор

Международное архитектурное бюро IND приглашает на работу Административного директора — руководителя, который отвечает за порядок и бесперебойную работу всех офисных процессов компании. Управляет секретариатом и командой офис-менеджеров, контролирует подрядчиков и бюджет АХО.

Мы работаем над архитектурой будущего — от мастерпланов новых городов до интерьеров штаб-квартир. В наших проектах — Москва, Дубай, Ташкент, Эр-Рияд, Ванкувер и не только.

IND — это:

• 17 лет на рынке архитектурного проектирования;
• Более 300 сотрудников в Москве, Санкт-Петербурге, Ташкенте и Дубае;
• Победители международных премий, включая WAF и Best Office Awards;
• В списке 30 лучших архитектурных бюро России по версии Forbes (2023);
• 100+ реализованных проектов в 9 странах.

Что вас ждёт в команде IND:

• Участие в знаковых проектах, о которых пишут Forbes, ArchDaily, StrelkaMag и другие;
• Работа в мультидисциплинарной команде: архитекторы, инженеры, урбанисты, исследователи;
• График 5/2 в просторном офисе в ARTPLAY, 10 минут от м. Курская;
• Оформление по ТК РФ;
• Внутренние творческие конкурсы с премиями, бонусы за успешные проекты;
• Карьерные консультации и понятная траектория роста;
• Поддержка: внутренний HR-коуч, корпоративный психолог;
• Клубы по интересам и активности, лекции IND Talks, вечеринки, бар в офисе — мы не только работаем, но и отдыхаем вместе.

Чем предстоит заниматься:

Управление направлением

• Руководство секретариатом и командой офис-менеджеров: постановка задач, контроль исполнения, оценка эффективности.
• Бюджет АХО: формирование, контроль исполнения, оптимизация затрат.
• Разработка и внедрение регламентов и стандартов по АХО, документообороту и пропускному режиму.
• График отпусков, учёт переработок и больничных сотрудников подразделения.

АХО и офис

• Полный цикл административно-хозяйственного обеспечения офиса.
• Поиск подрядчиков (клининг, ЧОП, УК, ремонтные организации, типографии, поставщики), заключение и контроль договоров.
• Контроль проведения ремонтов: ТЗ, сроки, бюджет, приёмка работ.
• Контроль закупки канцелярии, расходных материалов, оборудования, мебели, кейтеринга.
• Организация рабочих мест и доступов сотрудников.

Мероприятия

• Поддержка и контроль организации корпоративных мероприятий совместно с ивент-менеджером: логистика, площадка, подрядчики, бюджет.

Поддержка руководителя и travel

• Контроль планирования графика и приоритетов первых лиц компании через команду офис-менеджеров.
• Курирование выполнения личных и административных поручений (такси, брони, сопровождение в поездках).
• Контроль организации командировок: билеты, отели, визовая поддержка, отчётность; ведение календаря командировок.
• Контроль курьерской логистики и согласования счетов.

Делопроизводство

• Контроль регистрации и распределения корреспонденции, подготовки документов к подписанию, ведения архива.
• Разработка регламентов документооборота и контроль их соблюдения командой.

• Знание ПК – продвинутый пользователь (Office, Internet);
• Релевантный опыт не менее 5 лет;
• Внимательность к деталям, усидчивость, ответственность, дипломатичность;
• умение работать с большими объемами информации, многозадачность, гибкость в выполнении задач;
• Обучаемость, стрессоустойчивость, коммуникабельность, целенаправленность;
• Грамотная устная и письменная речь.
  
  Убедительная просьба: желаемый уровень заработной платы укажите, пожалуйста, в резюме или сопроводительном письме.