Бизнес-ассистент основателя (операционный блок)

О компании

KPI Lab — digital-агентство по разработке сайтов и маркетинговых решений для бизнеса.

Создаем корпоративные сайты, лендинги и web-проекты под задачи клиентов. Работаем с WordPress, Bitrix и современными digital-решениями. Среди наших клиентов — компании из различных сфер бизнеса, которым важно получать результат, а не просто услуги.

В связи с ростом компании ищем бизнес-ассистента, который поможет собственнику разгрузиться от операционных задач, держать процессы под контролем и обеспечивать порядок в проектах, финансах и документообороте.

Кого мы ищем

Нам нужен не классический помощник, который просто выполняет поручения.

Мы ищем человека, который умеет самостоятельно организовывать процессы, работать с цифрами и документами, контролировать выполнение задач и доводить вопросы до результата без постоянных напоминаний.

Если вам нравится порядок, ответственность и возможность влиять на работу бизнеса — будем рады познакомиться.

Чем предстоит заниматься

Финансы и платежи

• Контролировать ежедневные поступления денежных средств.
• Формировать краткие финансовые отчеты для собственника.
• Подготавливать платежи и загружать их в банк.
• Контролировать оплату подрядчиков и сервисов.
• Вести финансовый учет в системе Adesk.
• Участвовать в планировании расходов и фонда оплаты труда.
• Помогать в подготовке выплат сотрудникам.

Документооборот

• Подготавливать договоры по шаблонам.
• Выставлять счета клиентам.
• Формировать акты, УПД и другие закрывающие документы.
• Контролировать подписание документов через ЭДО.
• Поддерживать порядок в документации по проектам.
• Помогать менеджерам в вопросах документооборота.

Координация процессов

• Контролировать выполнение задач по поручению собственника.
• Взаимодействовать с подрядчиками, клиентами и сотрудниками.
• Организовывать встречи и фиксировать договоренности.
• Собирать информацию, готовить отчеты и аналитику.
• Помогать в оптимизации внутренних процессов компании.

Работа с бухгалтерией и HR

• Взаимодействовать с аутсорсинговой бухгалтерией.
• Передавать необходимые документы и информацию.
• Помогать в оформлении сотрудников и подрядчиков.
• Подготавливать кадровые документы по шаблонам.

Что для нас важно

Обязательные требования

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя или операционным координатором от 1 года.
• Отличное владение Google Таблицами и Excel.
• Высокий уровень самоорганизации.
• Умение работать с большим количеством задач одновременно.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Ответственность и внимание к деталям.

Будет преимуществом

• Опыт работы с Adesk.
• Опыт работы с 1С.
• Понимание документооборота и бухгалтерских процессов.
• Опыт работы в digital-агентстве.
• Опыт работы с Битрикс24.

Личные качества

• Системное мышление.
• Проактивность.
• Исполнительность.
• Умение самостоятельно находить решения.
• Любовь к порядку и структуре.
• Желание развиваться вместе с компанией.

Что мы предлагаем

• Полностью удаленную работу.
• Прямое взаимодействие с собственником бизнеса.
• Разноплановые и интересные задачи.
• Возможность вырасти в операционного директора или руководителя административного блока.
• Адекватную команду и понятные процессы.
• Возможность влиять на эффективность бизнеса.

KPI на должности

• Своевременность выполнения задач.
• Отсутствие просроченных платежей и документов.
• Точность ведения финансового учета.
• Скорость решения организационных вопросов.
• Качество контроля поручений и соблюдение дедлайнов.

Результат работы через 3 месяца

Собственник не тратит время на рутинные организационные вопросы, документы и платежи находятся под контролем, задачи не теряются, а процессы внутри компании работают стабильно и предсказуемо.