Личный ассистент руководителя / Координатор строительных проектов / Бизнес ассистент

Обязанности:

- Административная поддержка руководителя:

- ведение календаря, организация встреч, созвон/видеоконференций;

- контроль исполнения поручений: фиксация задач, сроков, ответственных, статусов;

- подготовка материалов к совещаниям (таблицы статусов, перечни документов, краткие протоколы/заметки при необходимости);

- напоминания/эскалации по просроченным задачам, ведение трекинга “что готово / что в работе / что требуется”.

Координация строительных проектов и документооборота:

- маршрутизация документов по участникам процесса (заказчик, подрядчики, внутренние службы);

- сбор исходных данных по этапам работ: объемы, сроки, подтверждения/акты, корректировки;

- контроль корректности документооборота по проекту: наличие, актуальность, соответствие формату и требованиям договора/регламентов;

- ведение реестров/журналов документов и поддержание “досье проекта” (электронно и при необходимости в бумажном виде).

- подготовка черновиков писем/ответов по документам;

- сверки по реестрам и данным в рамках роли координатора;

- участие в подготовке промежуточных итогов по этапам (по внутренним регламентам компании).

Подготовка и комплектование исполнительной документации:

- сбор, проверка комплектности и систематизация исходных документов для формирования исполнительной документации;

- подготовка и комплектование пакетов для КС-2 и КС-3:

- предварительная проверка заполнения реквизитов, периодов и данных по объемам;

- формирование сопроводительных материалов/реестров перед отправкой;

- сопровождение пакета до момента предоставления/приёма со стороны заказчика: контроль замечаний, доработка состава и повторная отправка.

Коммуникации с заказчиком и подрядчиками:

- ведение деловой переписки по документам: запросы недостающих сведений/материалов, уточнение требований к составу пакетов, согласование сроков;

- организация обмена документами (почта/ЭДО/мессенджеры/облачные хранилища — в рамках ваших процессов);

- фиксация договорённостей и статусов: кто и что делает, сроки, следующий шаг.

Контроль сроков, качества комплекта и отчетность для руководителя:

- ведение контрольных точек по проекту (когда нужны исходные данные, когда формируется пакет, когда отправка/подписание);

- проверка документов на ошибки и несоответствия (реквизиты, даты, периоды, объемы, подписи/печати при необходимости);

- подготовка сводных статусов для руководителя: готовность пакетов, что на согласовании, что требуется запросить.

Архивирование и поддержание порядка:

- поддержание структуры папок проекта, контроль версий файлов;

- ведение архива подписанных документов и сопроводительных файлов;

- передача завершённых пакетов в установленный контур хранения/учета.

Содержание офиса:

- закупка и пополнение канцелярии и расходных материалов по мере необходимости (по заявкам и установленным лимитам);

- контроль наличия базовых офисных расходников (бумага, папки, стикеры, картриджи/тонер, вода/чай — по внутренним правилам);

- получение и прием входящей корреспонденции/документов для офиса, распределение по адресатам;

- координация отправок через курьерские службы и подготовка документов к передаче (когда требуется регламентом);

- поддержание порядка в офисной зоне и в местах хранения документов (папки/корзины/архив — по структуре компании);

- организация мелких офисных запросов по хозяйственной части (по согласованию с руководителем/в рамках компетенций);

Что мы ждём от кандидата:

- Опыт работы в документообороте строительных проектов (желательно с участием в подготовке и сдаче исполнительной документации).

- Практическое понимание подготовки и сопровождения КС-2 / КС-3: комплектность, проверка реквизитов, корректность данных по периодам и объемам.

- Умение собирать пакет документов “под подписание” и сопровождать его до предоставления/приёма со стороны заказчика.

- Опыт деловой переписки и коммуникаций с заказчиком и подрядчиками по согласованию, срокам предоставления и комплектности документов.

- Внимательность к деталям, ответственность за сроки, работа с несколькими задачами/проектами параллельно.

- Уверенный уровень Excel/Google Sheets: реестры, таблицы статусов, контроль готовности пакетов, сверки данных.

- Грамотная письменная речь и аккуратность оформления; понимание базовых принципов документооборота (актуальность, версии, маршрутизация по участникам).

- Опыт работы с почтой и облачными хранилищами/ЭДО — как преимущество (укажите ваши инструменты, если требуется).