Руководитель финансового отдела / финансово-операционный менеджер (удаленно)

Spray Expert / ООО «Эксперт Инжиниринг» — торгово-дистрибьюторская компания в сфере распылительного оборудования для промышленности и частного применения spray-expert.ru

Мы работаем в B2B и B2C, используем 1С УТ, FinTablo, ManaJet, внешнюю бухгалтерию и внутренние процессы по заказам, платежам, документам и управленческой отчетности.

Сейчас мы перестраиваем административно-финансовый блок. Наша задача — уйти от ситуации, когда несколько человек ведут отдельные участки, каждый загружен частично, а единого ответственного за качество финансово-административной работы нет.

Нам нужен человек, который соберет эту функцию в понятную, управляемую и экономически разумную систему.

Основная задача должности

Сделать так, чтобы административно-финансовый блок работал качественно, вовремя и без постоянного ручного контроля со стороны собственника.

Важно: нам нужен не главный бухгалтер и не классический финансовый директор.Бухгалтерский и налоговый учет у нас ведет аутсорсинговая бухгалтерия.

Внутри компании нужен человек, который отвечает за управленческую отчетность, платежи, документы, заявки, выписки, качество данных, взаимодействие с бухгалтерией и порядок в операционных процессах.

Основные обязанности

1. Управленческая отчетность

• Подготовка и контроль БДДС.

• Подготовка и контроль БДР.

• Контроль управленческого баланса.

• Ежемесячное закрытие периода.

• План-факт анализ.

• Контроль корректности статей доходов и расходов.

• Контроль качества данных в 1С УТ, FinTablo и других системах.

• Подготовка понятных отчетов для собственника.

2. Платежи и денежный поток

• Контроль заявок на платежи.

• Проверка оснований для платежей: счет, договор, акт, УПД, заказ поставщику, комментарий инициатора.

• Проверка реквизитов, сумм и контрагентов.

• Контроль статей ДДС и бюджетов/фондов.

• Формирование платежного реестра.

• Подготовка платежей в банк-клиенте.

• Передача платежей на финальное подписание уполномоченному лицу.

• Контроль факта списания.

• Контроль разнесения оплат.

• Контроль дебиторской и кредиторской задолженности.

Важно: финальное подписание платежей остается у уполномоченного лица компании. Новый сотрудник отвечает за подготовку, проверку, реестр, контроль и учет платежей, но не является единоличным подписантом.

3. Документооборот и первичные документы

• Контроль счетов, актов, накладных, УПД и других документов.

• Контроль своевременного получения и передачи документов в бухгалтерию.

• Контроль сверок с клиентами и поставщиками.

• Выстраивание порядка работы с первичными документами.

• Контроль зависших, потерянных и проблемных документов.

4. Взаимодействие с аутсорсинговой бухгалтерией

• Передача данных и документов в бухгалтерию.

• Контроль сроков и качества закрытия месяца.

• Разбор вопросов от бухгалтерии.

• Контроль корректности обмена данными.

• Контроль, чтобы бухгалтерия получала все необходимые документы и данные вовремя.

• Сопоставление управленческого и бухгалтерского контуров.

5. Управление процессами

• Распределение зон ответственности между сотрудниками.

• Устранение дублей между людьми и системами.

• Контроль сроков выполнения задач.

• Контроль качества работы исполнителей.

• Настройка регулярного ритма: платежи, заявки, выписки, закрытие месяца, отчеты, контроль ошибок,

• Подготовка предложений по упрощению и автоматизации процессов,

• Описание текущих процессов административно-финансового блока.

6. Работа с системами

В компании используются 1С УТ, FinTablo, ManageJet и внешняя бухгалтерия.

Одна из задач — разобраться, где какая система действительно нужна, где есть дублирование, где данные вводятся вручную несколько раз, и предложить более простую и надежную схему.

Нам не нужен человек, который будет просто поддерживать текущую сложность. Нам нужен человек, который сможет упростить работу без потери контроля и прозрачности.

Что будет считаться результатом

Через 1–2 месяца:

• описаны ключевые процессы административно-финансового блока;

• понятно, кто за что отвечает;

• есть платежный реестр;

• заявки на платежи проверяются по единому порядку;

• платежи готовятся без хаоса и передаются на финальное подписание;

• есть контроль выписок, документов и разнесения оплат;

• БДДС, БДР и баланс предоставляются в понятном виде;

• закрытие месяца происходит в согласованные сроки;

• выявлены дубли и слабые места в процессах.

Через 3–6 месяцев:

• административно-финансовый блок работает как единая система;

• количество ручных операций снижено;

• зоны ответственности прозрачны;

• работа с аутсорсинговой бухгалтерией стабильна;

• управленческая отчетность вызывает доверие;

• собственник получает регулярную картину по деньгам, прибыли, обязательствам и рискам;

• вместо нескольких частично загруженных людей выстроена компактная и эффективная структура.

Требования

Обязательно:

• опыт работы в управленческом учете, финансах или финансовой операционке от 3 лет;

• опыт работы с БДДС и БДР;

• понимание платежного календаря;

• опыт работы с 1С УТ;

• понимание логики торговой или дистрибьюторской компании;

• опыт работы с банковскими выписками, заявками, платежами и первичными документами;

• понимание дебиторской и кредиторской задолженности;

• умение взаимодействовать с бухгалтерией на аутсорсе;

• способность разбираться в процессах, находить дубли и наводить порядок;

• внимательность к деталям;

• способность брать ответственность за результат, а не только за свой участок.

Будет плюсом:

• опыт работы с FinTablo, ManaJet, ПланФакт, Финолог, Power BI или аналогичными системами;

• опыт внедрения или настройки управленческой отчетности;

• опыт оптимизации финансовых процессов;

• опыт руководства 1–3 сотрудниками;

• опыт в малом или среднем бизнесе, где нужно не только вести учет, но и самостоятельно наводить порядок.

Кого мы не ищем

Нам не нужен кандидат, который хочет заниматься только бухгалтерским учетом, налогами и проводками. Это делает внешняя бухгалтерия.

Нам не нужен классический финансовый директор, который занимается только стратегией, бюджетированием и презентациями.

Нам не нужен исполнитель, который ждет подробных инструкций по каждому шагу.

Нам нужен человек, который может взять административно-финансовый контур, разобраться в нем, собрать систему, наладить регулярность и отвечать за качество результата.

Личные качества

• системность;

• ответственность;

• аккуратность;

• внимательность;

• спокойная и понятная коммуникация;

• способность заранее поднимать проблемы;

• умение доводить задачи до конца;

• готовность разбираться в деталях;

• способность работать с людьми без конфликтности и без ухода от ответственности;

• ориентация на порядок, сроки и результат.

Формат работы

• Полная занятость.

• Работа в связке с собственником, руководителем операционного блока, сотрудниками компании и аутсорсинговой бухгалтерией.

• Испытательный срок — 3 месяца.

• Первый этап работы — аудит текущих процессов и предложение целевой структуры административно-финансового блока.

Основной вызов роли

Сейчас финансово-административная функция состоит из нескольких участков и систем. Наша цель — не добавить еще одного человека в эту конструкцию, а собрать ее в понятный и эффективный контур.

Ключевая задача: чтобы один ответственный человек управлял качеством административно-финансовой работы, а не чтобы несколько сотрудников были загружены на 30–50% каждый и никто не отвечал за общий результат.

Если вы прекрасно поняли ситуацию и имеете успешные кейсы систематизации в области финансов - откликнитесь, пожалуйста, на эту вакансию со словами "Построю структуру финансов в компании Spray expert". Ждем Вас!

С Уважением,

Команда Spray Expert