Личный помощник руководителя

Для прогрессивного руководителя, ученого и бизнесмена, владельца двух компаний и крупных производств по миру требуется персональный ассистент.

Прошлый ассистент вырос дальше по карьерной лестнице, мы с поиске энергичного кандидата, которому нравится его работа и он может быть поддержкой в личных делах руководителя.

Обязанности состоят из 50% бизнес- задач, 50% личных поручений, удаленная работа, комфортный график, отличная коммуникация "по делу" с руководителем. В нашей работе царит вежливость, точность, амбициозность, корректное отношение, понимание что все мы люди и любим свою работу, а ассистент очень важный помощник в делах нашего руководителя, без которого никак нельзя. Ассистент для руководителя - это глаза, уши, тыл и заботливая рука, которая все предусмотрела.

С руководителем очень комфортно работать, начиная с постановки задач, заканчивая их выполнением, всегда корректная обратная связь, своевременные выплаты, интересные задачи в разных точках мира. Для него вся его жизнь подчиняется календарю и тому, что внесено в него, задачи закрываются в срок от ассистента и он точно знает, что рядом помощник, который все контролирует.

Если это вы, с нас мягкий онбординг (передача дел от прошлого ассистента), поддерживающий коллектив, подчинение руководителю и операционному директору, база знаний прошлого ассистента и ввод в должность.

Чем предстоит заниматься на этой работе?

Тревел сопровождение (самый большой объем):

- Знание специфики работы travel-направления для бизнеса, скурпулезная проверка адресов и маршрутов, времени в пути, внесение в календарь билетов и данных по маршруту

- Бронь билетов, жилья, транспорта, оформление виз, паспортов

- Составление программы путешествия и логистики внутри поездки

- Внесение в рабочие таблички расходов поездки, контактов, документов в папки

- Быть на связи в перелеты (навигация по гейтам, пересадкам)

- Брони и покупка входных билетов на конференции

Личные поручения:

- Запись на услуги, бронирования

- Покупки, заказы, доставки

- Организация семейного и детского досуга, поездок, праздников

- Поиск обучения, кружков для детей/школы

- Оплата счетов

- Вопросы семьи: переезд, аренда квартиры, найм персонала, найм подрядчиков

- Контроль штрафов

- Заказ и оформление документов

Бизнес-задачи по проекту:

- Ведение календаря (рабочие встречи, поездки, перемещения)

- Взаимодействие с гос. структурами

- Взаимодействие с сотрудниками

- Учет договоров, счетов, ведение баз знаний

- Составление договоров (по шаблонам)

- Поиск поставщиков и исполнителей

- Оформление презентаций, документов, отчетов

- Ресерч и оформление в документацию результатов

- Ведение документации по задачам (фин таблицы учета расходов)

- Обмен денег (USDT/валюта)

Вам пригодится знание программ:

- MC Office (таблички, документы, презентации)

- ИИ инструменты (для создания презентаций, таблиц, ресерча, оптимизации своей работы)

- Google календарь

📎Требования:

- Опыт личным ассистентом от 2 лет;

- Английский не ниже В2/С1;

- Вождение автомобиля (для оперативного перемещения по Москве)

- Готовность отвезти/привезти нужное (деньги, вещи по Москве)

- Быть на связи в рабочее время (время ответа до 30 минут)

Портрет кандидата:

- ответственность,

- честность (способность признать ошибку)

- внимание к деталям

- пунктуальность

- возвращаемость (с задачами)

- способность быть в подчинении, лидировать свои задачи

- получение удовольствия от порядка/закрытых задач

- доведение задач до результата

- способность брать ответственность за свой сектор работы

- многозадачность

- умение работать быстро и адаптироваться к меняющимся обстоятельствам (отмененных задачам, невостребованный информации, изменение резко вводных)

- гибкость

- умение выстроить свой баланс рабочего времени и отдыха

Что мы предлагаем:

- удаленная работа 9-19 по МСК пн/пт 5/2

- выходные плавающие, когда командировки и поездки мы на связи либо что-то срочное

- физические задачи в Москве 15% времени (отвезти/забрать)

- оплата на руки (возможна оплата в валюте)

- компенсация переработок (оплата или выходные дни)

Этапы собеседования:

- Звонок-интервью с нанимателем

- Звонок-встреча с руководителем

- Передача дел от прошлого ассистента

Ждем ваших резюме и сопроводительных писем!