Офис-менеджер

Выполнение поручений руководителя и сотрудников других структурных подразделений компании, почтовая и смс-рассылка клиентам и сотрудникам компании, а также информирование сотрудников в Битрикс24, контроль ознакомления с документами, контроль исполнения поручений руководителя;

Приём, регистрация и архивация корреспонденции, организация и подготовка необходимых документов для руководителя и сотрудников компании, подготовка ответных материалов, ведение журналов учёта документов, входящей и исходящей документации, отправление исполненной документации по адресатам;

Регистрация договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов; координация их согласования в Битрикс24, подписание в 1 С ЭДО, контроль обмена оригиналами и сканами, прикрепление подписанных документов в программы.

Выполнение обязанностей по поиску отдельных категорий сотрудников (размещение объявление на площадках Авито, Хедхантер; прием заявлений от сотрудников на трудоустройство, отпуск, увольнение и т д. Подписание с сотрудником трудовых договоров, распечатка и архивация приказов по организации); взаимодействие с персоналом по вопросу предоставления документов по запросам руководителей; архивирование и хранение трудовых договоров и первичной кадровой документации;

Жизнеобеспечение офиса: заказ и закупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, расходных материалов; заказ рекламной продукции; взаимодействие с арендодателем и других обслуживающих офис компаний (интернет, курьер и прочее)

Ведение телефонных переговоров и деловой переписки;

Составление и отправка писем, справок, запросов сотрудникам организации и контрагентам; оформление доверенностей по образцам и отправка по адресам;

Подготовка и заверение копий различных документов по запросам сотрудников компании для предоставления в различные организации;

Работа с оргтехникой, сканирование и копирование документов для сотрудников организации, отправление исполненной документации по адресатам;

Отправление и получении корреспонденции через почту России, распределение полученной корреспонденции между ответственными лицами структурных подразделений компании;

Взаимодействие с сотрудниками, работающими на удаленном режиме при запросе документов, сканов, копий и выполнение прочих поручений (заказать курьера, встретить курьера или посетителя на посту охраны, передать документы, упаковать, сфотографировать...),

Заполнение анкет, оформление сим-карт и предоставление корпоративной связи сотрудникам компании, взаимодействие с компанией, предоставляющей услуги корпоративной связи (Мегафон) на предмет контроля остатка денежных средств на счетах компании с целью своевременного пополнения счета;

Контроль передачи топливных карт сотрудникам организации, подготовка акта приема-передачи топливной карты и выдача топливной карты сотрудникам компании;