Офис-менеджер

Мы — часть международной группы компаний, работаем на рынке промышленной химии и логистики с 2010 года. У нас есть свои производственные площадки, склады и офисы продаж в Москве, Санкт-Петербурге и Магнитогорске. Наш питерский офис занимается логистикой, продажами и внешнеэкономической деятельностью

Мы ценим порядок, внимательность и спокойную эффективность. У нас нет места хаосу и «авралам на пустом месте». Мы ищем человека, который поможет сделать нашу работу более системной, избавит менеджеров от рутинных задач и возьмет на себя документооборот и администрирование. Если вам нравится, когда всё разложено по полочкам, а процессы отлажены — вам к нам

Чем предстоит заниматься

Вы будете незаменимым помощником коммерческого отдела. Ваша задача — обеспечить бесперебойную работу с документами, заявками и корреспонденцией, чтобы менеджеры могли сосредоточиться на продажах и развитии клиентов. Работа спокойная, без авралов, с четкими процессами

Основные задачи:

• Обработка входящей документации от поставщиков товаров и услуг. Вы будете принимать, проверять, согласовывать и вносить первичные документы в 1С. Важно понимать, что от вашей внимательности зависит, насколько корректно будут проходить оплаты и закрываться периоды
• Выставление первичных документов клиентам компании. Счета, УПД, акты выполненных работ — всё это нужно вовремя сформировать в 1С и отправить контрагенту. Ничего сложного, но требует аккуратности и понимания, кому и что выставлять
• Сопровождение процесса заключения договоров с клиентами и поставщиками. Вы будете помогать менеджерам готовить проекты договоров, согласовывать их, отправлять на подпись и отслеживать возврат подписанных экземпляров
• Оформление заявок на отгрузку или прием товарно-материальных ценностей со складов компании. Вам нужно будет подготовить все необходимые документы для склада, чтобы товар уехал к клиенту или приехал от поставщика вовремя
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Почта, курьерские службы, ЭДО — всё это тоже в зоне вашей ответственности. Вы будете принимать документы, проверять их комплектность, передавать адресатам и отправлять то, что нужно.
• Дополнительно: со временем возможна помощь менеджерам в простых задачах по логистике — отследить груз, уточнить ставку у перевозчика, напомнить клиенту об оплате. Но это уже когда освоитесь

Наши ожидания

Мы ищем аккуратного, внимательного и спокойного помощника, который не «паникует» от многозадачности, а спокойно раскладывает всё по полочкам. Нам не нужен «звездный» менеджер с амбициями на спасение мира, а человек, который возьмет на себя документы и рутину, чтобы остальные могли работать эффективно

Обязательно:

• Опыт работы в офисе / ассистентом / офис-менеджером от 1 года. Вы понимаете, что такое документооборот, как работают счета и акты, что такое деловая переписка
• Знание 1С на базовом уровне. Не нужно быть гуру, но вы должны уметь выставить счет, провести документ, найти нужную позицию в базе. Если работали в 1С:Бухгалтерия или 1С:Управление торговлей — уже хорошо
• Внимательность к деталям. Ошибка в счете или неправильно оформленная заявка могут привести к задержке отгрузки или недопониманию с клиентом. Мы ищем человека, который делает качественно с первого раза
• Аккуратность и усидчивость. Работа с документами требует сосредоточенности. Если вы не можете долго сидеть на месте и вас тянет на подвиги — это не к нам
• Грамотная устная и письменная речь. Вы будете общаться с контрагентами, перевозчиками, коллегами. Важно, чтобы вас понимали и вам не приходилось переспрашивать по три раза

Будет плюсом:

• Опыт работы в логистике или транспортной компании. Если вы уже сталкивались с заявками на перевозки, понимаете, что такое ТТН и кто такой дальнобойщик — вы наш идеальный кандидат
• Опыт работы с ЭДО (СБИС, Контур, Диадок). Если вы уже работали с электронными документами — отлично. Если нет — научим, это несложно
• Знание Excel на уровне базовых таблиц и фильтров. Для отчетности и сверок

Условия работы

• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня. Никаких «серых» схем и задержек. Работаем честно
• Оклад 80 000 ₽ на руки
• График 5/2 9:00-18:00, полный день в офисе. Мы не рассматриваем удаленку и гибрид — важно быть в офисе, чтобы быстро решать вопросы с документами и коллегами
• Офис в 10 минутах пешком от метро «Нарвская» (новый современный бизнес-центр). Светлый, удобный, с парковкой, кафетериями и всем необходимым для комфортной работы
• Спокойная, доброжелательная атмосфера. Никакого «ручного управления» и бесконечных проверок. Мы за системность и доверие