Офис-менеджер (Ельцин-Центр)

Обязанности:

• Встреча гостей, чай/кофе для гостей/руководителей компании;
• Следить за уборкой в офисах, своевременно заказывать ген уборку/мытье зеркал и стеклянных перегородок;
• Прием/отправка/распределение входящих документов/посылок;
• Поддержание жизнедеятельности в офисах;
• Заказ пропусков для сотрудников, взаимодействие с управляющей компанией, оформление заявок на внос/вынос мат ценностей, вызов клининга, грузчиков и пр. у управляющей компании через систему;
• Контролировать чистоту в офисе на протяжении рабочего дня (если что-то где-то испачкалось устранить самостоятельно или, если что-то серьезное, привлекать местный клининг);
• Взаимодействие с коллегами с помощью корпоративной почты (яндекс почта) и сотовой связи/мессенджеров, используя рабочий номер; возможны звонки/сообщения не в рабочее время;
• Следить за цветами (есть садовник, который приходит поливать, но в зимнее/летнее время необходимо распылять воду на листья растений), взаимодействие с садовником;
• Следить за кофемашиной (засыпать зерна, наливать воду, сливать лоток, выкидывать отходы. Промывку кофемашин производит отдельный специалист, приходит раз в месяц-два. Взаимодействие с ним по времени, когда можно обслужить кофемашину);
• Работа в яндекс почте (отправка писем, создание встреч в календаре, подключение онлайн встреч);
• Работа в hr-link (непосредственно со своими кадровыми документами);
• Работа в 1С: Документооборот (заведение заявок на оплату, заведение договоров/счет-оферт/доп соглашений на согласование, запуск иных процессов (согласование документов с каким-либо сотрудником компании, отправка на исполнение того или иного документа, внесение в систему протоколов совещаний и приказов);
• Контроль оплаты счетов/согласования договоров. При необходимости взаимодействие с коллегами для ускорения процесса;
• Написание писем от компании;
• Сканирование/печать необходимых в работе документов, а также по просьбе гостей офиса;
• Организация совещаний внутри/вне офиса;
• Взаимодействие с поставщиками;
• Взаимодействие с офисными водителями (контроль поездок, все запросы на поездки с офисными водителями обрабатываются офис-менеджером, взаимодействие с коллегами по вопросам поездок с привлечением водителей);
• Заказ корпоративного такси (яндекс такси);
• При необходимости помощь в бронировании отелей, покупке билетов, заказе трансфера в других городах (работа с агентствами);
• На время отсутствия офис-менеджера соседнего офиса выполнение его обязанностей;
• На время отсутствия помощника ген директора выполнение ее обязанностей;
• Помощь водителю ген директора в поиске и приобретении каких-либо товаров;
• При необходимости помощь в организации поздравительных мероприятий в офисе, украшение офиса перед праздниками;
• Выполнение поручений помощника ген директора (все поручения касаются работы или ген директора, отдельных личных поручений от помощника нет и не предполагается);
• Помощь исполнительному директору компании в ведении календаря, организации командировок, проведении крупных совещаний, взаимодействии с партнерами компании.

Требования:

• Желателен опыт работы от 2 лет (офис-менеджером или помощником ген.директора);
• Знание программ Microsoft Office и 1С Документооборот;
• Умение пользоваться орг техникой;
• Аккуратность, внимательность, пунктуальность, ответственность;
• Высшее образование.

Условия:

• Работа в крупной федеральной компании;
• Возможность профессионального развития и обучения;
• Корпоративная мобильная связь;
• Современный офис в центре города;
• Кофе и плюшки за счет компании.