Личный помощник руководителя

Мы не просто предлагаем работу. Мы предлагаем вашу следующую карьерную главу там, где ценят вас целиком: и ваш профессионализм, и вашу жизнь вне офиса.

1. Тревел-поддержка

Это основная зона ответственности. Ассистент берет на себя полный цикл организации поездок:

· Планирование маршрутов: Разработка концепции отдыха или личной поездки (от уикенда до кругосветного путешествия), подбор направлений в соответствии с пожеланиями и сезоном.
· Билеты и трансферы:
· Поиск и бронирование авиабилетов, ж/д билетов.
· Организация трансферов.
· Проживание: Бронирование отелей.
· Визовая поддержка: Сбор и оформление документов для виз (включая срочные), проверка сроков действия паспортов, загранпаспортов, наличие необходимых прививок для экзотических стран.
· Составление сметы: Подсчет предварительных расходов на поездку, контроль бюджета.
· Культурная и событийная программа:
· Бронирование столиков в ресторанах.
· Покупка билетов на спортивные мероприятия, концерты, премьеры в театрах по всему миру.
· Организация экскурсий с частными гидами.

2. Организация личного времени и досуга

· Управление личным календарем: Планирование распорядка дня (не рабочего, а личного: спортзал, визиты к врачу, ланчи с друзьями, семейные ужины).
· Бронирование: Рестораны, театры, кино, частные просмотры, квесты.
· Мероприятия: Организация дней рождения, юбилеев, вечеринок (поиск площадки, кейтеринг, декор, развлекательная программа).

3. Работа с документами

· Билеты и ваучеры: Печать, систематизация и передача руководителю всех необходимых документов перед поездкой (посадочные талоны, ваучеры на отели, страховки).
· Паспортный контроль: Мониторинг сроков действия личных документов (загранпаспорта, водительские права, кредитные карты).
· Личная корреспонденция: Разбор личной почты, отправка поздравительных открыток, подарков, личных писем.

4. Хозяйственно-бытовые вопросы

· Координация домашнего персонала: Взаимодействие с персоналом (контроль графиков, проверка выполнения задач).
· Быт: Организация ремонта/химчистки личных вещей, вызов мастеров на дом (сантехник, электрик) для решения личных проблем руководителя.
· Закупки: Заказ продуктов к приезду, покупка подарков для семьи и друзей, поиск и приобретение товаров для дома/хобби (в том числе из-за границы).

5. Коммуникация и представительство

· Фильтрация звонков: Прием личных звонков, вежливое общение с друзьями и членами семьи для согласования времени связи.
· Решение конфликтов: Урегулирование вопросов с отелями, авиакомпаниями, сервисными службами в случае форс-мажоров во время поездок (задержка рейса, потеря багажа, овербукинг).

6. Финансовый контроль

· Учет расходов: Сбор чеков, отслеживание трат по личным картам, подготовка отчетов о потраченных средствах за поездки.
· Оплата счетов: Контроль и своевременная оплата личных счетов (коммунальные услуги для дома/дачи, интернет, мобильная связь, фитнес, клубы, членские взносы).

Требования:

• Уверенное владение ПК и офисным пакетом (особенно PowerPoint для создания презентаций и Битрикс для планирования).
• Грамотная устная и письменная речь (важно для ведения переписки и коммуникаций).
• Высокая самоорганизация, ответственность и пунктуальность.
• Способность работать с большим объемом информации и умение расставлять приоритеты.
• Приветствуется опыт работы в аналогичной должности или опыт работы секретарем / офис-менеджером.
• Знание делового этикета.

Ваша жизнь в балансе и с заботой:

· Формат: Полная занятость с официальным оформлением по ТК РФ. Конкурентоспособная заработная плата с ежегодной актуализацией.
· Гибкий график: Пятидневка с ранним (8-00) или классическим началом (9-00). А наши «короткие пятницы» — это уже традиция, чтобы вы раньше начали выходные (-1 час).
· Энергия для свершений: Вкусные и полезные бизнес-ланчи от нашего ресторана Woods Rest Park с корпоративной скидкой. Не нужно никуда идти — обед привозят прямо в офис.
· Комфорт с первого дня: Собственная бесплатная парковка, где для вас всегда найдется место.
· Поддержка, которая важна: Мы рядом не только в рабочих вопросах, но и в значимые личные и семейные моменты. Корпоративная политика предусматривает поддерживающие выплаты, корпоративные мероприятия и активности по всем ключевым датам.
· Инвестиция в будущее семьи: Программы целевого обучения и поддержки для ваших детей.

Важно: ценим живое общение и готовность прийти на помощь без задержек, поэтому работаем вместе из офиса, удаленный формат не предусмотрен!