Бизнес-ассистент руководителя IT-компании

Ищем не просто помощника, а человека с искренним желанием поддерживать, помогать и заботиться о порядке в задачах и делах. Если вам близка роль человека, который следит, чтобы всё было подготовлено, ничего не потерялось и все задачи двигались вперед — возможно, мы ищем именно вас.

Немного о руководителе

Руководитель IT-компании (более 20 сотрудников, 10 — в прямом подчинении).
Также является партнером и советником в финансовом сервисе, где участвует во внедрении бизнес-процессов.

Кроме этого, она мама маленького ребёнка, поэтому её график часто насыщенный и динамичный. Ей нужен человек, который поможет структурировать задачи, следить за сроками и помогать держать фокус на главном.

По характеру она может быть как очень мягким человеком, так и требовательным руководителем. Есть сложность с делегированием, поэтому ищем ассистента, который сможет брать задачи на себя и иногда даже “забирать” их.

Задачи, которые вас ждут:

Организация времени руководителя

• Ведение календаря встреч и ежедневного расписания

• Планирование графика и его адаптация под изменения

• Координация встреч, отправка приглашений и напоминаний

• Проверка готовности ко встречам и подготовка материалов

• Ведение протоколов и запись встреч при необходимости

Контроль задач

• Фиксация идей, задач и инициатив руководителя

• Расстановка приоритетов

• Контроль сроков выполнения задач

• Напоминание и сопровождение задач до результата

Ресерч и аналитика

• Поиск и сбор информации по различным вопросам

• Структурирование данных в документы и Google Таблицы

• Подготовка сводок и отчетов

Работа с подрядчиками

• Поиск и подбор специалистов или аутсорсеров

• Формирование задач и ТЗ

• Контроль сроков выполнения

Организация поездок (travel-поддержка)

• Подготовка деловых и личных поездок

• Бронирование авиа и ж/д билетов

• Помощь с визами и документами

• Бронирование проживания и досуга

• Полная координация поездок

Бизнес и личные поручения

• Ведение различных таблиц и отчетов

• Организация встреч, визитов и регистраций

• Поддержание деловых контактов

• Организация доставок и поздравлений

• Помощь в организации бизнес-процессов

• Выполнение срочных задач

Главный принцип работы: решать задачи и доводить их до результата — находить информацию, договариваться с людьми, осваивать новые инструменты.

Что важно для этой роли

• Высокая ответственность и исполнительность

• Желание помогать и поддерживать порядок в задачах

• Гибкость мышления и умение быстро разбираться в новых сервисах

• Умение работать с задачами и информацией

• Английский язык B2+ (обязательно)

Будет плюсом опыт работы с:

• Figma

• Trello

• AmoCRM

Формат работы:

• Офис. Важен личный контакт и работа рядом

• Небольшой офис в комфортном коворкинге в центре

• Основная команда распределена по миру и частично находится в другом офисе в Казан

• Заработная плата на руки 70 000 руб.

• Возможность роста внутри компании

Мы поддерживаем развитие сотрудников.
Например, один из сотрудников технической поддержки за 3,5 года вырос до позиции заместителя.

Если вам близка роль человека, который помогает руководителю держать всё под контролем и двигаться быстрее, буду рада знакомству.