Секретарь / офис-менеджер

Требования к кандидату:

• Среднее специальное или высшее образование (административное, экономическое или иное профильное — преимущество);
• Опыт работы секретарём, офис‑менеджером или ассистентом от 1 года (для начинающих специалистов возможны стажировки);
• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint), электронная почта, облачные сервисы;
• Английский язык – B2 (как плюс);
• Знание основ делопроизводства и правил деловой переписки;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Внимательность к деталям, организованность, ответственность;
• Коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость;
• Способность эффективно работать в режиме многозадачности.

Обязанности:

1. Работа с документацией и коммуникациями:

• приём и распределение входящих звонков;
• ведение делопроизводства и документооборота (в т. ч. электронной корреспонденции);
• регистрация и обработка входящей/исходящей корреспонденции;
• подготовка и оформление служебных записок, приказов, договоров и прочих документов;
• архивирование документов и поддержание порядка в файловой системе.

2. Организация рабочего процесса:

• планирование и координация встреч, совещаний и переговоров (бронирование переговорных комнат, оповещение участников);
• организация командировок сотрудников (бронирование билетов и гостиниц, оформление необходимых документов);
• координация графика руководителя (при наличии закреплённого руководителя).

3. Хозяйственное обеспечение офиса:

• закупка канцелярских товаров, оргтехники и расходных материалов;
• контроль состояния офисной техники (принтеры, факсы, телефоны), взаимодействие с сервисными службами;
• взаимодействие с АХР службами БЦ и субподрядчиками АХР (клининг, вода и т.д.);
• организация обслуживания и ремонта офисного оборудования;
• обеспечение офиса расходными материалами (вода, чай, кофе и т. д.).

4. Взаимодействие и поддержка:

• встреча и сопровождение посетителей;
• взаимодействие с курьерскими службами и поставщиками;
• Получение пропусков и разрешений;
• помощь сотрудникам в решении текущих организационных вопросов;
• участие в подготовке и проведении корпоративных мероприятий.

5. Административная отчётность:

• ведение журналов учёта (визиты, корреспонденция, оборудование);
• формирование отчётности по хозяйственным расходам;
• учёт офисных активов и инвентаря.

Условия:

• Работа в компании – лидере специализированного сегмента медицинской отрасли;
• Трудоустройство по ТК РФ, белая заработная плата, социальные гарантии по законодательству;
• Заработная плата обсуждается с финальным кандидатом: фиксированный оклад, премии по KPI;
• Современный просторный офис в шаговой доступности (ст.м. Аэропорт, Динамо, ЦСКА);
• Полный рабочий день 5/2; Комфортное оборудованное рабочее место.
• Просьба указывать в резюме Ваши зарплатные ожидания!