Офис-менеджер

Хотите стать частью команды, которая меняет жизни людей?

Оптовая Медицинская компания — надежный партнер медицинских учреждений уже более 8 лет. Мы предлагаем широкий ассортимент медицинского оборудования, медицинских расходных материалов и лекарственных препаратов. Сотрудничаем с лидерами отрасли: БиоВитрум, Биолайн, Альба Медикал, Биомедикал Системс, Шаклин, Волоть и многими другими.

Мы в поиске офис менеджера, который не только обеспечит точный учет и контроль, но и станет ключевым участником в развитии финансовой стратегии компании.

Условия:

• Оформление по ТК РФ.
• Стабильная работа в крупной компании: Офис на Рудольфа Нуреева 21, график 5/2 с 9:00 до 18:00. Рассматриваем кандидатов только на полную занятость в офис, без совмещения.
• Достойная заработная плата: оклад 50000 руб. плюс бонусы при выполнении ключевых показателей (15000-20000);
• Молодой дружный коллектив: У нас команда профессионалов, объединенных общей целью. Адекватное, умеющее слушать и слышать руководство, которое всегда открыто к диалогу.

Задачи:

1. Ресепшен и входная группа

1. Встреча и координация посетителей:

- встречать клиентов, партнёров, кандидатов;

- уточнять цель визита, регистрировать в журнале/CRM/таблице;

- уведомлять нужного сотрудника (телефон, мессенджер);

2. Телефония:

- принимать входящие звонки на общий номер компании;

- переключать звонки на нужных сотрудников;

- давать базовую информацию (адрес, график работы, реквизиты, сайт, какие услуги/товары);

- фиксировать пропущенные/важные звонки и передавать информацию ответственным.

3. Почта и курьеры:

- приём корреспонденции (письма, посылки, накладные, счета);

- проверка целостности и адресата, регистрация входящей/исходящей почты;

- передача документов внутри офиса по назначению;

- организация отправки писем и посылок (Почта РФ, СДЭК, курьерские службы).

2. Организация офиса и обеспечение сотрудников

1. Канцтовары и расходные материалы:

- учёт остатков (бумага, ручки, папки, файлы, степлеры, блокноты и пр.);

- сбор заявок от отделов на закупку;

- заказ и приём расходников, контроль качества и количества;

- выдача материалов сотрудникам, минимальный контроль расхода.

2. Хозяйственная часть:

- контроль чистоты на входе и в общих зонах (ресепшен, переговорная, кухня);

- взаимодействие с клининговой службой / уборщицами (график, качество);

- контроль наличия бытовой химии, салфеток, воды, чая/кофе, одноразовой посуды и пр.;

- решение мелких бытовых вопросов (лампочки, розетки, жалобы по кондиционеру и т.д. — передавать арендодателю или техспециалисту).

3. Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг:

- передача показаний счётчиков (если требуется);

- получение/передача информации по ремонтам, отключениям, регламентным работам;

- приём техников (интернет, телефония, охрана, кондиционирование) и координация их работы.

3. Документооборот и поддержка офисных процессов

1. Документы:

- базовая регистрация входящих/исходящих документов;

- передача документов бухгалтерии, юристу, руководству;

- ведение простых реестров: договоров, актов, доверенностей (по договорённости).

2. Поддержка руководства и отделов:

- печать, сканирование, копирование документов по запросу;

- подготовка простых комплектов документов (договор + приложение + акт);

- оформление доверенностей по шаблону (если поручают);

- помощь при подготовке презентаций/материалов для встреч (распечатать, собрать в папки).

3. Ведение баз/таблиц:

- журналы посещений;

- учёт выданных ключей;

- учёт заказов воды, канцтоваров, хозтоваров (кто заказал, сколько, когда).

4. Переговорная комната и встречи

1. Управление переговорной:

- ведение графика бронирования (таблица/календарь/CRM);

- подготовка к встречам: вода/чай/кофе, стаканы, чистый стол, маркеры, блокноты;

- контроль наличия работающей техники (проектор, экран, HDMI‑кабели) — при проблемах сообщать ответственному.

2. Приём гостей и мини‑мероприятий:

- подготовка помещения к важным встречам и презентациям;

- заказ кофе‑брейков, пиццы/фуршета при внутренних мероприятиях (по поручению).

5. Поддержка HR и руководителя (по договорённости).

1. HR‑поддержка:

- встреча кандидатов на собеседования, помощь с анкетами;

- выдача и сбор подписей на базовых документах (заявление, анкета, согласия) — если HR поручит;

- размещение объявлений на доске/внутренних чатах.

2. Поддержка руководителя:

- напоминание о визитах и встречах, встреча гостей руководителя;

- вызов такси/курьера, заказ билетов/отеля (если не делает ассистент).

3. Экстренные ситуации:

- знание базовых инструкций (куда звонить при ЧП, пожаре, затоплении);

- информирование ответственных лиц и сотрудников при нештатных ситуациях.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы офис менеджером от 2 лет;
• Грамотная устраняя и письменная речь, неконфликтность, стрессоустойсивость;
• Высокий уровень ответственности, пунктуальность;
• Владение 1С, Битрикс 24, MS Office.;
• Коммуникабельность и умение работать в команде.