Документовед

Отдел управления делопроизводством (канцелярия) — это команда, которая выстраивает эффективную систему работы с документами во всем университете. Мы следим за тем, чтобы все важные бумаги и электронные документы университета были в порядке: вовремя доставлены, правильно оформлены и надежно сохранены. Помогаем коллегам из других отделов разбираться в тонкостях оформления документов, внедряем современные стандарты и делаем документооборот прозрачным и удобным для всех.

Обязанности:

• работа с входящей/исходящей корреспонденцией: прием и первичная обработка документов, получение и отправка почты, ведение реестров;
• документооборот и контроль: учет организационно-распорядительных документов, доведение их до исполнителей и мониторинг сроков исполнения;
• экспертиза документов: проверка правильности оформления, вычитка документов на наличие ошибок;
• коммуникация: прием и консультирование посетителей, ответы на звонки, ведение служебной переписки;
• архивное делопроизводство: формирование и оформление дел в соответствии с установленными требованиями.

Требования:

• оконченное высшее образование;
• релевантный опыт работы с документами от 1 года, опыт в образовательной сфере будет преимуществом;
• знание основ делопроизводства и документооборота;
• уверенное владение ПК: MS Office, Adobe Acrobat, оргтехника;
• грамотная устная и письменная речь;
• внимательность и аккуратность при работе с документами, ответственность;
• способность сохранять продуктивность в режиме многозадачности, готовность к рутинной работе.

Условия:

• ИТМО – первый неклассический университет в ТОП-100 рейтинга работодателей;
• оформление по ТК РФ с первого рабочего дня;
• ежегодный отпуск 42 дня;

• возможность получения полугодовых премий по результатам работы;

• полис ДМС по истечении испытательного срока;
• более 30 внутренних курсов повышения квалификации;
• возможность проходить внешнее обучение за счет работодателя;
• несколько иностранных языков для бесплатного изучения с сертифицированными преподавателями и носителями;
• заботливые коллеги, знающие толк в экологичных коммуникациях;
• система адаптации с индивидуальными наставниками;
• доступ к библиотечному фонду ИТМО, а также бесплатный доступ к платформе “ЛитРес: библиотека” и к библиотеке “Alpina Digital”;
• бесплатные регулярные и разовые сеансы у корпоративных психологов и коучей;

• скидки на фирменную продукцию в ITMO.Store и скидки от партнеров ИТМО;

• льготное посещение театров, музеев и концертных площадок города;
• мероприятия для сотрудников: лекции с представителями науки, бизнеса и медицины, спортивные мероприятия, дни донора, праздники и корпоративы.