Бизнес-ассистент

Миссия позиции

Обеспечить бесперебойную операционную деятельность генерального директора и проектных команд, взяв на себя полный цикл финансового администрирования, договорной работы, контроля качества внешних подрядчиков (дизайнеры, копирайтеры) и поддержки международных партнерских проектов. Освободить руководителя от операционной рутины, чтобы он мог фокусироваться на стратегических задачах и развитии бизнеса.

Формат работы

• График: Гибкий, по договоренности с кандидатом

• Режим: Гибридный или удаленный

• Командировки: Возможны редкие в рамках организации офлайн-мероприятий образовательных программ

Подчинение

• Непосредственный руководитель: Генеральный директор

• Функциональное взаимодействие: Юрист, руководители проектных команд (образовательные программы), бухгалтерия, внешние подрядчики (дизайнеры, копирайтеры, переводчики)

Особенности работы

• Высокий уровень автономности и доверия — вы сами выстраиваете систему контроля документов и платежей

• Широкий спектр задач — от финансового администрирования до контроля контента и международных переговоров

• Работа в компании с образовательными программами (сфера ВИУМ) — динамичная среда, где результаты вашей работы видны сразу

• Возможность влиять на процессы: предлагать и внедрять свои решения по оптимизации документооборота, работы с подрядчиками и т.д.

Функционал и основные задачи

1. Финансовое администрирование и платежи

• Контроль своевременной оплаты счетов контрагентов

• Ведение реестра платежей с аналитикой по проектам (образовательные программы, коммерческие предложения, административные расходы)

• Взаимодействие с бухгалтерией для обеспечения бесперебойного процесса оплат

• Мониторинг дебиторской задолженности (закрывающие документы от поставщиков)

2. Договорная работа и документооборот

• Организация полного цикла документооборота: обмен договорами, дополнительными соглашениями, актами, счетами

• Согласование договоров в связке с юристом: направление на правку, контроль внесения изменений, отслеживание версий, получение подписанных экземпляров

• Ведение реестра договоров и контроль сроков их действия

3. Подготовка коммерческих предложений

• Расчет бюджета коммерческого предложения (стоимость услуг, себестоимость, маржинальность) совместно с руководителем и проектными командами

• Координация работы дизайнера/подрядчика по визуальной части презентаций: постановка задач, контроль сроков, приемка результата

• Формирование финальных версий презентаций для заказчиков

4. Контроль контента (блог компании)

• Вычитка и проверка статей для блога компании, написанных внешними подрядчиками (копирайтерами)

• Сверка информации на достоверность: фактчекинг, соответствие продуктам и образовательным программам компании

• Обратная связь подрядчикам, контроль доработок

5. Международное партнерское развитие

• Поиск и исследование потенциальных партнеров за рубежом (бизнес-школы, консалтинговые компании, фокус на Китай и другие приоритетные рынки)

• Организация встреч и звонков: согласование времени, подготовка материалов, организация переводчиков при необходимости

• Выход на договоренности о личных встречах для генерального директора (бронирование переговорных, организация визитов, логистика)

Ключевые навыки (обязательные):

1. Системность и организованность. Опыт ведения реестров (платежей, договоров), умение выстроить процесс так, чтобы ничего не «выпадало».

2. Опыт работы с финансами. Понимание процесса согласования и проведения платежей, работа с банк-клиентом, ведение платежных календарей.

3. Опыт договорной работы. Уверенное взаимодействие с юристом и контрагентами, контроль версий договоров, знание базовых требований к первичной документации.

4. Работа с презентациями и расчетами. Уверенный Excel (сводные, формулы) или Google Sheets, умение структурировать данные для расчета бюджета. PowerPoint / Google Slides — на уровне уверенного пользователя (не дизайнер, но понимание компоновки и требований к визуалу есть).

5. Навыки редактуры и фактчекинга. Грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям, умение критически оценивать текст.

6. Самостоятельность. Умение принимать решения в рамках своей зоны ответственности, не требовать постоянного контроля.

7. Английский язык на уровне не ниже intermediate.

Желательные (будут преимуществом):

• Опыт работы в образовательных проектах, консалтинге, B2B-сфере

• Английский язык на уровне не ниже Intermediate (для коммуникации с зарубежными партнерами, организации звонков, переписки)

• Опыт взаимодействия с подрядчиками (дизайнерами, копирайтерами, переводчиками)

Личные качества:

• Высокая стрессоустойчивость и гибкость

• Проактивность: видит задачу не просто «сделать», а «сделать так, чтобы больше к этому не возвращаться»

• Дисциплина и соблюдение дедлайнов

Карьерные перспективы: развитие в направлении project-менеджмента, операционного управления или расширение функционала по международному направлению

Формат сотрудничества: проектная занятость на 3 месяца (с возможностью дальнейшего продления или перехода в штат)

Официальное оформление: по договору ИП, самозанятость (СЗ) или ГПХ — на выбор кандидата. Все выплаты производятся в «белую» с полным соблюдением налогового законодательства