Помощник Генерального директора/Начальник отдела документооборота

Коротко о нас:

ВедаПроект – это динамично развивающаяся научно-производственная компания, более 20 лет успешно работающая на рынке высоких технологий России. За последние 4 года компания выросла более, чем в 10 раз по численности персонала. В настоящее время мы продолжаем расти и расширять штат специалистов.

Компания занимается разработкой инновационных проектов, их сопровождением от начала создания и до внедрения. Все наши проекты долгосрочные и разнообразные по профилю.

Наши компетенции – это разработка радиоэлектронной аппаратуры, «интеллектуальных» оптико-электронных систем, навигационных систем, включая системы оптической навигации и сверхточные локальные навигационные системы, а также разработка низко- и высокоуровневого программного обеспечения для систем технического зрения.

Решаемые компанией задачи находятся на переднем рубеже науки и техники и всегда доводятся до практического воплощения в железе. «Портфолио» компании начинается с достаточно простых бортовых систем на микроконтроллерах и заканчивается сложнейшими комплексами с искусственным интеллектом на борту.

Сейчас в нашу компанию требуется Помощник Генерального директора/ Начальник отдела документооборота.

Обязанности:

• Сопровождение деятельности Генерального директора и приёмной Компании;
• Организация работы по подготовке, хранению, систематизации и контролю за исполнением всех официальных документов, работа с общим архивом и архивом КД;
• Сбор и систематизация всех необходимых материалов (презентации, аналитика) от профильных директоров;
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Организация совещаний и ВКС руководителей внутри организации и внешние;
• Протоколирование ключевых совещаний;
• Ведение деловой переписки;
• Контроль работы специалистов архива КД (3 чел.);
• Создание и ведение системы электронного документооборота;
• Регистрация входящих и исходящих документов, направление ответственным исполнителям и контроль их своевременного выполнения.

• Высшее юридическое, экономическое, управленческое или техническое образование;
• Опыт работы в аналогичной должности от 5 лет;
• Опыт работы в производственной компании, ВПК, опыт взаимодействия с госзаказчиками;
• Нормативная база:
• знание основ трудового законодательства, законодательства о делопроизводстве и архивном деле, требований к срокам и порядку исполнения и хранению документов;
• знание специфики ГОЗ, ключевых норм 275-ФЗ, 44-ФЗ/223-ФЗ, режима коммерческой и служебной тайны, основных требований к отчетности и контролю;
• Делопроизводство и документооборот:
• знание правил оформления, регистрации, распределения, согласования, хранения и архивирования документов;
• опыт разработки и поддержания номенклатуры дел, ЛНА по ДОУ, регламентов и положений об отделе;
• знание порядка работы с входящей, исходящей и внутренней корреспонденцией, в т.ч. в электронном виде.
• Управление СЭД/1С: документооборот:
• принципы внедрения, настройки маршрутов, контроль исполнения, обучение пользователей.
• Организационное управление:
• принципиальные основы построения аппарата генерального директора, регламент совещаний, подготовки протоколов и контроля их исполнения;
• методы планирования работы руководителя (календарь, встречи, командировки) и координации подразделений по поручениям ГД.

• Опыт сопровождения первого лица;
• Опыт управления подразделением;
• Опыт построения или реинжиниринга процессов документооборота;
• Навыки подготовки управленческой и аналитической отчетности для ГД;
• Навыки деловой коммуникации.

Опыт работы с ПК:

- MS Office (Power Point, Word, Excel);

- 1С: ERP, системы СЭД, ВКС

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы 5/2 с 8 до 17:00;
• Белая заработная плата;
• ДМС после испытательного срока;
• Дружный коллектив профессионалов.