Административный менеджер/Офис-менеджер (иностранная консалтинговая компания)

Работодатель - немецкая консалтинговая/аутсорсинговая компания, более 25 лет на рынке.

Обязанности:

I. Работа с клиентами / внутренняя организация

• Коммуникация с клиентами и менеджером компании.
• Составление финансовых предложений
• Организация и ведение проектных задач от А до Я
• Выполнение поручений от старших клиентских менеджеров и регулярная обратная связь о состояние дел

II. Ресепшн / Офисная работа

• Распределение телефонных звонков на русском, английском языках (работа с мини-АТС) → звонков от 15 до 20 в день
• Принятие, распределение и отправка почты, в том числе заграницу
• Организация и контроль работы курьеров
• Подготовка конференц зала → Встреча гостей, приготовление и подача напитков (кейтеринг, заказ еды по запросу)
• Оформление пропусков для сотрудников и клиентов
• Сканирование, печать, брошюровка
• Ведение отчетных таблиц
• Заказ канц. товаров, визиток, чая и кофе и др. и ежедневный контроль за их наличием
• Получение и анализ финансовых предложений от поставщиков услуг компании (интернет, телефон, канц товары и др.)
• Раскладка документов на сервере по установленной форме → порядок в документах - на первом месте

III. Сдача офисов в субаренду

• Составление и отправка финансовых предложений для клиентов
• Креативная подготовка каждого офиса для привлечения клиентов, ежедневный контроль за порядком
• Ведение переговоров с риелторами, в т.ч. о снижении агентских вознаграждений
• Публикация / реклама / фото → полная маркетинговая обработка
• Показ и продажа офисов клиентам
• Организация (IT и техническая подготовка) и самостоятельная подготовка офиса для въезда нового клиента
• Организация въезда (выезда) клиента → Заказ грузчиков, транспорта и т.п.
• Введение нового клиента → объяснение правил, приветствие
• Организация пакета документов для регистрации юр. адреса → с владельцем помещения
• Ведение и обновление таблиц для налоговых органов о нахождении в офисе клиентов

IV. Работа с документами / Архивация / Инвентаризация

• Инвентаризация документов и офисной техники
• Архивация документов компании и клиентов
• Утилизация → нахождение лицензированных поставщиков услуг
• Утилизация → составление плана работы и строгий контроль, в т.ч. участие

V. Трэвел

• Заказ билетов, гостиниц, трансфера
• Подготовка приглашений и документов для виз
• Ведение и актуализация баз данных

VI. Иное

• Выполнение других административных задач по мере их возникновения
• Введение нового сотрудника компании в рабочий режим → полная подготовка рабочего места и контроль/взаимосвязь с IT
• Контроль уборки помещений
• Работа по Положению и ПВТР компании

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт от 3 лет в сфере административной работы, работы офис-менеджером, секретарем;
• Продвинутый пользователь Excel, Outlook, Microsoft Office;
• Знание английского или немецкого языка на уровне не ниже В2
• Быстро обучающийся и включающийся в любой процесс человек, работа в режиме многозадачности, внимание к деталям и высокая стрессоустойчивость, сильные организационные и коммуникативные навыки.

Условия:

• Оформление по ТК РФ,
• График работы: Пн-Пт., в промежутке с 8:00 до 19:00 в зависимости от смены ("плавающее" начало рабочего дня)
• Комфортабельный офис в самом центре Москвы. (1 мин от м. Пушкинская, Чеховская, Тверская)
• Европейская рабочая культура;
• Официально объявленная зарплата, а также бонусы для достижения поставленных целей;
• Курсы английского и немецкого языков для сотрудников;
• Частичная компенсация фитнеса.