Специалист по документообороту

Ваши задачи:

• Организация и ведение полного цикла документооборота (договоры, счета, акты, отчетность)
• Написание и согласование договоров, в случае необходимости с привлечением юриста-консультанта
• Ведение документооборота с подрядчиками (договоры, счета, УПД)
• Контроль внепроектных финансов -затраты на представительские, корпоративные мероприятия, подарки, оплата работы сайта, облака и тд
• Отслеживание поступлений денежных средств от клиентов и ведение соответствующих таблиц в Excel
• Взаимодействие с бухгалтерией, финансовым консультантом и юристом, в том числе координация сдачи налоговой и прочей отчетности агентства, работа с учредительными и прочими документами агентства
• Отслеживание загрузки документов в ЭДО и их подписания
• Подготовка документов для тендеров и публикация их на тендерных площадках
• Взаимодействие с Заказчиками по теме документооборота, оплат, контроль сроков и корректности оформления документов
• Согласование проектных смет/учет проектных затрат
• Подготовка ежемесячных финансовых карт проектов по затратам (доход-приход)
• Разработка ежеквартальных финансовых отчетов агентства вместе с финансовым консультантом
• Оформление новых сотрудников
• Оформление установочных документов Агентства/внесение необходимых изменений в них
• Координация работы с арендодателем офиса
• Соблюдение порядка хранения и защиты служебной и коммерческой тайны
• Ведение деловой переписки и коммуникаций
• Работа с Excel и базовыми инструментами учета

Наши ожидания:

• Опыт работы с документооборотом от 3лет
• Опыт ведения договорной работы (договоры, счета, акты, отчетность)
• Опыт работы с ЭДО
• Опыт составления тендерной документации и работы с тендерными площадками
• Работа с государственными контрактами и знание основ законодательства о рекламе как преимущество
• Знание принципов деловой коммуникации и основ финансового учета
• Уверенное владение Excel
• Ответственность, внимательность к деталям, умение работать с конфиденциальной информацией

Условия и преимущества:

• Оформление по ТК РФ, стабильная заработная плата
• График 5/2, рабочий день — 8 часов
• Удалённая работа – по необходимости появление в офисе один день в неделю
• Дружная команда и поддержка на всех этапах
• Заработная плата обсуждается по итогу собеседования.