Ассистент/Офис-менеджер

Ассистент руководителя

(с возможностью роста до бизнес-ассистента / операционного менеджера)

Мы ищем системного, внимательного и инициативного ассистента, который станет доверенным помощником руководителя. Эта позиция подходит тем, кто хочет не просто выполнять задачи, а реально влиять на рабочие и организационные процессы, развиваться в сторону бизнес-ассистента, операционного менеджера или менеджера внутренних проектов.

Мы ищем человека, который воспринимает эту роль как позицию доверенного ассистента руководителя, готового решать задачи любой сложности и уровня срочности, брать на себя как рабочие, так и организационные поручения, а при необходимости — помогать с личными задачами руководителя, включая организацию поездок, бронирование, подарки и кратковременный присмотр за детьми, если потребуется.

Обязанности

Поддержка руководителя

• Выполнение поручений руководителя и контроль сроков

• Подготовка отчётности, презентаций, таблиц и рабочих материалов

• Ведение корпоративного и личного Google-календаря руководителя, организация встреч и переговоров

Коммуникации и взаимодействие

• Взаимодействие с арендодателями, подрядчиками, партнёрами и клиентами

• Организация встреч, переговоров и бронирование ресторанов

• Урегулирование текущих рабочих вопросов

Работа с информацией и процессами

• Поиск, анализ и структурирование информации

• Подготовка презентаций, аналитических таблиц и чек-листов

• Написание регламентов, инструкций и внутренних процедур

• Оптимизация бизнес-процессов

• Подготовка заявок на гранты и участие в конкурсах

Работа с командой

• Первичный подбор персонала

• Проведение первичных собеседований

• Взаимодействие с HR и участие в адаптации сотрудников

Административная и личная поддержка

• Организация комфортной работы руководителя в офисе (чай, кофе)

• Заказ еды, сервисов доставки и подарков

• Организация поездок и путешествий: бронирование билетов, отелей, маршрутов

• Подготовка к поездкам: сбор вещей, организация багажа и документов

• Выполнение любых поручений, которые могут облегчить жизнь руководителя

• Кратковременный присмотр за детьми, если потребуется

Важный формат работы

• Работа требует готовности быть на связи в выходные и праздничные дни для решения срочных задач

• Возможны ситуации, когда нужно оперативно собрать чемодан, заказать билеты, доставить подарок или организовать поездку

• Мы ищем человека, который спокойно и быстро решает задачи любого уровня

Требования

• Уверенный пользователь Excel и PowerPoint

• Умение самостоятельно и быстро создавать презентации

• Навыки структурирования информации и подготовки аналитических материалов

• Опыт ведения личного и корпоративного Google-календаря руководителя

• Опыт написания регламентов, инструкций и процедур

• Опыт работы с AI-инструментами (ChatGPT и нейросети) будет преимуществом

• Грамотная устная и письменная речь

• Ответственность, высокая самоорганизация и многозадачность

Ключевые навыки

• Ассистирование руководителю и доверенное сопровождение

• Организация задач и деловых процессов

• Работа с Excel (анализ, структурирование данных)

• Подготовка презентаций в PowerPoint

• Работа с AI-инструментами для ускорения задач

• Ведение личного и корпоративного календаря (Google Calendar)

• Написание регламентов и инструкций

• Деловые коммуникации и переговоры

• Организация поездок, мероприятий и личных поручений

Карьерный рост

• Бизнес-ассистент руководителя

• Операционный менеджер

• Менеджер внутренних проектов

С ростом — расширение зоны ответственности и увеличение дохода.

Условия

📍 Офис: Уфа, ул. Революционная 39/3
🕘 График: 5/2, с 9:00 до 18:00
💰 Заработная плата: от 50 000 руб. (обсуждается с успешным кандидатом)

Как откликнуться

В сопроводительном письме ответьте на 3 вопроса:

1. Почему вам интересна позиция ассистента?

2. Опишите пример, когда вам приходилось организовывать несколько задач одновременно.

3. Какие инструменты вы используете для планирования и контроля задач?

💡 Фильтр для внимательных кандидатов: начните письмо со слова «Система», чтобы показать, что вы прочитали вакансию полностью.