Офис менеджер

Специалист по документообороту / офис-менеджер

Обязанности

Документооборот

Полное сопровождение внутреннего и внешнего документооборота компании.

Работа с облачным сервисом «Моё дело»: загрузка, обработка и систематизация документов.

Контроль подписания документов в системах ЭДО.

Архивация документов и поддержание порядка в электронном и бумажном документообороте.

Организация сбора документов от контрагентов (договоры, счета, акты и др.).

Работа с договорами и контрагентами

Заполнение шаблонных договоров.

Взаимодействие с юристом по договорной документации.

Сверка расчетов с контрагентами.

Ведение переписки с контрагентами и государственными органами.

Ведение документации заказчиков компании и коммуникация с ними по финансовым расчетам.

Финансовые и бухгалтерские задачи

Подготовка первичной бухгалтерской документации.

Сопровождение выплат заработной платы по задачам от главного бухгалтера.

Ведение кассового учета (Life POS): чеки, отчеты.

Подготовка и контроль финансовых планов компании на месяц.

Расчет строительных смет по шаблону.

Офисная работа

Ведение корпоративной почты компании.

Контроль наличия канцелярии, организация офисных закупок.

Поддержка текущей офисной работы и документооборота.

Взаимодействие с бухгалтером, кадровиком, делопроизводителем и отделом закупок.

При необходимости — выезды в государственные инстанции по доверенности.

Требования

Опыт работы в аналогичной должности от 6 лет.

Уверенное владение ПК.

Опыт работы с облачными бухгалтерскими системами (желательно «Моё дело»).

Знание основ бухгалтерии и документооборота.

Опыт работы с кассой.

Знание норм и законодательства в сфере делопроизводства.

Грамотная устная и письменная речь.

Личные качества

Внимательность к деталям.

Концентрация и точность при выполнении работ.

Коммуникабельность.

Интеллигентная и грамотная речь.

Умение соблюдать профессиональную этику и субординацию.

Усидчивость и аккуратность.

Скрупулезное отношение к работе.

Стрессоустойчивость.

Условия

Работа в офисе работодателя, полный рабочий день.

Возможен гибридный формат после прохождения испытательного срока (3 месяца) при эффективной работе.

Фиксированная заработная плата с возможностью роста.

Официальное трудоустройство.

Пятидневная рабочая неделя.