Бизнес-ассистент/Помощник генерального директора

NVI Solutions LLC является разработчиком наукоемких программных решений для цифровой трансформации.

Мы – аккредитованная IT компания, специализирующаяся на разработке и реализации программных продуктов на основе искусственного интеллекта для индустриальных заказчиков, также мы занимаемся их адаптацией под конкретные производственные задачи и внедрением на реальных производственных объектах в России и за рубежом.

Сегодня решения компании используют крупнейшие производственные площадки, банки и нефтедобывающие компании (такие как Газпромнефть).

В компании открыта вакансия Помощник генерального директора

Основные обязанности:

Ведение календаря, назначение встреч, организация встреч руководителя

Ассистирование, протоколирование встреч по запросу руководителя

Ведение реестра поручений руководителя, контроль исполнения поручений

Ведение календаря дней рождений, важных дат, праздников коллег/партнеров/заказчиков. Своевременный подбор подарков, организация поздравлений

Организация внешних встреч для генерального директора и др. коллег в офисе заказчика

Взаимодействие с заказчиками/партнёрами по поручению руководителя

Оформление представительских расходов ГД (по типовой форме)

Travel-поддержка ГД (оформление билетов авиа и жд, онлайн регистрация, бронирование отелей, внесение изменений/аннулирование броней)

Документооборот компании (подготовка писем по запросу ГД, регистрация входящей/исходящей документации)

Сбор документов для подписания ГД, подготовка пояснительных записок к документам для подписания (по необходимости), организация дальнейшего документооборота

Ведение электронного архива

Выполнение поручений генерального директора (поиск необходимой информации, оформление документов, оформление заказов, подготовка /корректировка / отправление презентаций заказчикам /партнерам и т д)

Организация корпоративных мероприятий

Работа с конфиденциальной информацией;

Решение нестандартных и иногда личных бытовых вопросов

Ключевая задача

Освободить руководителя от рутины, чтобы он мог сосредоточиться на стратегических задачах.

Выполнение роли «буфера» для защиты руководителя от информационного шума.

Быть «глазами» ГД в офисе. Следить з

а порядком и уютом

Требования:

Опыт работы от 5 лет на аналогичной должности;

Свободное владение английским языком (ведение переписки/ переговоров с иностранными коллегами/партнёрами)

Уверенный пользователь ПК и офисных программ;

Грамотная устная и письменная речь;

Коммуникабельность и приветливость;

Стрессоустойчивость;

Умение работать в режиме многозадачности и с большим потоком информации;

Инициативность;

Организаторские способности;

Знание делового этикета;

Умение воспринимать и быстро обрабатывать устные поручения

Условия:

Испытательный срок 3 месяца

Оформление по ТК РФ;

Офисный формат работы (м. Тульская );

График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 (суббота и воскресенье - выходной);

ДМС после испытательного срока;

Чай/кофе и снеки в офисе;

Современное оборудование для работы (ПК/ноутбук);

Место работы – кабинет

Возможности роста и развития

Вакансия предполагает выполнение тестового задания

Ждём ваших откликов!