Офис-менеджер

Global Invest Solutions — быстрорастущая частная инвестиционная компания, специализирующаяся на вложениях в коммерческую недвижимость с последующей сдачей в аренду или продажей активов.

Сейчас мы запускаем новое агентское направление — услуги полного цикла по покупке и продаже объектов недвижимости, которые выставлены на аукционные торги (банкротство, исполнительное производство, приватизация).

Это экспертный консалтинг «под ключ»: от подбора лотов и анализа рисков до участия в торгах, оформления сделок и последующего управления активами. Цель проекта — за 12 месяцев выйти на объём сделок около 10 млрд ₽ и сделать это направление одним из ключевых бизнесов компании.

Чтобы команда фокусировалась на аналитике и сделках, офис должен работать как часы.

Нам нужен офис-менеджер, который видит не только задачи, но и систему — координатор внутренней инфраструктуры, от которого зависит, насколько чётко и комфортно команда выполняет свою работу

Обязанности:

• Организация и контроль ежедневного функционирования офиса:
• Заказ канцтоваров, расходных материалов, оргтехники;
• Взаимодействие с клининговой службой, курьерами, поставщиками;
• Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования (принтеры, проекторы, видеоконференции, видеонаблюдение);
• Ведение внутреннего делопроизводства Группы Компаний: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, работа с документооборотом (сканирование, архивация, подготовка пакетов);
• Оперативная поддержка сотрудников: бронирование переговорок, согласование графиков встреч, помощь в подготовке к презентациям;
• Ведение и актуализация ключевых Excel-таблиц: обработка данных, форматирование, сводные таблицы, формулы;
• Настройка и оптимизация рутинных процессов с помощью цифровых инструментов: чат-боты, шаблоны, автоматизация в Excel/Google Таблицах,
• ИИ-ассистенты (ChatGPT и др. — для генерации черновиков, обработки запросов, структурирования информации);

Требования

• Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом или личным помощником от 3 лет (желательно — real estate, инвестиции, консалтинг).
• Уверенные навыки Excel — вы не просто вводите данные, а умеете их анализировать.
• Владение 1С (просмотр, экспорт, поиск документов) и офисными пакетами (Word, PowerPoint, Google Workspace). Желательно, но не обязательно.
• Умение расставлять приоритеты и работать в многозадачности.
• Стрессоустойчивость, оперативность и внимание к деталям.
• Грамотная речь, аккуратность, деловой стиль общения и внешнего вида.

Условия:

• Оформление по ТК РФ
• Работа в офисе в центре Москвы, график 5/2 (10:00–19:00)
• Забота о своих сотрудниках: фрукты и печенье за счет компании
• Насыщенная корпоративная жизнь
• Сплоченный коллектив единомышленников
• Карьерный рост

Почему стоит выбрать нас:

• Мы ценим рабочий баланс — нагрузка высокая, но обоснованная: задачи ставятся с чёткими целями, а не ради активности «здесь и сейчас»;
• У вас будет пространство для инициативы: если вы видите, как
• оптимизировать процесс — предложите решение, и мы поддержим его
• внедрение;
• Вы войдёте в команду, где важны чёткость, надёжность и
• профессиональная этика — и где ваш вклад в инфраструктуру бизнеса
• будет реально замечен.