Executive Assistant & Operations (Family Office)

Мы — международное кадровое агентство Smart & Talented.
Более 9 лет подбираем ассистентов и управленческие роли для собственников бизнеса и команд роста.

Сейчас ведём поиск Executive Assistant & Operations для Family Office международного собственника.

Это не классическая позиция personal assistant.
Руководителю требуется ассистент высокого уровня — человек, способный систематизировать business и personal контур, выстраивать структуру, готовить аналитические материалы и сопровождать процессы Family Office в разных юрисдикциях.

Роль сочетает executive support, операционное сопровождение и управление проектами.

Высокая динамика, мультивалютность, разные часовые пояса, международные контрагенты и банки.
Необходим специалист, способный мыслить стратегически, работать с аналитикой и создавать порядок в сложной системе.

География взаимодействия: Европа (Люксембург, Франция, UK, Швейцария), Москва, Китай.
Руководитель проживает вне России.

​​​​​​

Executive Support

• Ведение и корректировка календаря (multi-timezone)

• Подготовка аналитических справок и материалов

• Деловая переписка на русском и английском языках

• Подготовка презентационных материалов

• Работа с инвойсами, PO, базовый контроль расходов

• Взаимодействие с CFO

Lifestyle & Travel orchestration

• Годовое и ежемесячное планирование мероприятий

• Организация участия в конференциях

• Сложные международные маршруты (private / commercial)

• Визы, паспорта, бюджетирование поездок

• Подготовка аналитики по культурной и деловой повестке

Недвижимость и проекты

• Координация процессов по объектам в Европе

• Контроль строительных и ремонтных проектов

• Взаимодействие с подрядчиками

• Документооборот в связке с финансовым блоком

• Коммуникация с европейскими банками и структурами

Образование и family-контур

• Поддержка образовательного процесса детей

• Планирование учебного года

• Подбор школ, лагерей, консультантов

• Координация домашнего персонала

Health & Lifestyle

• Организация медицинских вопросов

• Поиск специалистов

• Планирование обследований

Координация персонала

• Взаимодействие с офис-менеджером, системным администратором, водителем

• Подготовка отчетности

• Подбор точечных специалистов при необходимости
  
  

• Обязателен опыт работы с первым лицом или собственником в крупных структурах

• Опыт работы в странах Европы

• Опыт коммуникации с европейскими банками и юрисдикциями

• Высшее образование

• Английский язык — C1

• Уверенная работа с multi-timezone календарями

Не рассматриваются кандидаты с опытом исключительно personal assistant без бизнес-составляющей.

• Аналитическим складом ума

• Системным и объёмным мышлением

• Способностью создавать структуру

• Высокой самоорганизацией

• Дисциплиной и ответственностью

• Безупречной конфиденциальностью

• Широким кругозором

Это роль не операционного секретаря, а полноценного executive-партнёра.

• Локация: Москва, м. Смоленская

• Формат: гибрид, офис 2–3 раза в неделю

• График: 5/2, 9:30–19:30 (по Москве)

• Сопровождение руководителя — возможно крайне редко
  
  ​​​​​​

  ЭТАПЫ:

  1) онлайн оценка эксперта Smart & Talented;

  2) собеседование с руководителем и его супругой;

  3) тестовое задание от руководителя(аналитические и организационные задачи);

  4) финальная проверка службы безопасности (анкета, без полиграфа).