Офис-менеджер

Офис-менеджер (помощник руководителя)

Требуется на постоянную работу офис-менеджер (помощник руководителя)

Вид деятельности организации: проектирование объектов промышленного и гражданского назначения.

Требуемый опыт работы: 1–3 года

Полная занятость, полный рабочий день.

Работа в офисе.

Место расположения офиса: Самара, Конноармейская улица, 13 (близ. м. Российская)

Обязанности:

- вести учёт, регистрировать и распределять входящую и исходящую корреспонденцию, систематизировать и хранить документы текущего архива;

- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, оформлять документы (акты приема-передачи, накладные) для обмена документацией между исполнителем и заказчиком;

- отправлять исполненную документацию адресатам;

- вести электронную базу документов и составлять картотеки;

- подготавливать и сдавать документы в архив, составлять описи дел, передаваемых в архив;

- контролировать сохранность проходящей служебной документации;

- выполнять первичную приемку и проверку выпускаемой исполнителем документации (при необходимости);

- выполнять поручения руководства;

- координация функционирования системы охраны труда на основе государственных стандартов;

- ведение методической работы по созданию и уточнению внутренних документов по охране труда;

- проведение инструктажей, аттестаций и проверок знаний работников;

- организация обучения работников по охране труда;

- анализ и доработка соответствующих разделов внутрифирменных документов;

- анализ технической оснащенности организации в части обеспеченности всем необходимым для - охраны труда;

- подготовка заказов на требуемые товары и услуги для охраны труда;

- координация системы обязательных медосмотров;

- ведение отчетности по проведенным мероприятиям;

- ведение реестра (журнала) выдачи средств индивидуальной защиты, создание заявок на закупку новых и списание старых средств индивидуальной защиты;

- осуществлять контроль за соблюдением правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины сотрудниками организации.

- составление и ведение договоров субподряда с физическими лицами (привязка к договорам подряда с заказчиками);

- ведение договоров субподряда с юридическими лицами (привязка к договорам подряда с заказчиками);

- ведение кадрового делопроизводства;

- ведение табеля рабочего времени сотрудников (для отчетности в бухгалтерию);

- ведение командировок сотрудников (для отчетности в бухгалтерию);

- ведение военного учета в организации (отчетность в военкоматы);

- ведение договора с арендодателем офиса (подача показаний приборов учета, документы по аренде и коммунальным услугам);

- ведение хозяйственной деятельности офиса (заказ воды, канцтоваров и пр.)

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы от 1‐х до 3‐х лет;
• Коммуникабельность, ответственность, целеустремленность, исполнительность, внимательность;
• Уверенный пользователь ПК (программный комплекс Microsoft Оffice);
• Умение работать с офисной техникой (принтер, сканер, копир).

Условия:

• График работы 5/2 с 7.45 до 16.45;
• Оформление по ТК РФ;
• Карьерный рост и профессиональное развитие;
• Дружный коллектив и развитая корпоративная культура;
• Место работы - г. Самара, ул. Конноармейская, 13
• Размер заработной платы определяется по результатам собеседования, в зависимости от знаний и опыта работы.