Офис-менеджер / Специалист по делопроизводству и взаимодействию с клиентами

Особенности компании: 20 лет на профессиональном рынке в условиях хозрасчета; малое предприятие; научная инжиниринговая и консалтинговая компания, специализирующаяся в сфере исследовательской, экспертно-аналитической, экспертной и судебно-экспертной деятельности.

Направления деятельности: инжиниринговая, градостроительная, строительная деятельность; изыскания, проектирование, стоимостная оценка, обследование, расчеты, цифровое моделирование, испытания строительных конструкций, зданий и сооружений.

Ключевые функции: cотрудник администрации, с полным / частичным исполнением функций в режиме «помощник руководителя» и «офис-менеджер»; работа с клиентами с одной стороны и руководителями / работниками учреждения, с другой стороны;

Обязанности:

Обеспечение потребностей учреждения и Администрации в коннекте и коммуникациях «по вертикали и горизонтали», организационно-административная поддержка офиса - заказ канцтоваров, воды, помощь в организации совещаний и организации встреч, встреча гостей (чай/кофе), организация переговорных (бронирование, подготовка проектора); Ведение полного цикла делопроизводства, прием, регистрация, учет, отправка корреспонденции, технической документации и пр. Работа с договорами, счетами, актами (выставление, согласование, подписание, учет). Организация документооборота с контрагентами (ЭДО Диадок, СБИС). Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России. Участие в организации и ведении архива технической документации.

Общие требования к кандидату:

Образование не ниже среднего (специального) или высшее, опыт работы с документами не менее 2 лет, желание совершенствоваться в этом направлении и учится в свободное время (возможно при поддержке организации).

Профессиональные знания, умения, навыки:

Знание ГОСТ Р 7.0.97-2016 (или актуальные требования к оформлению организационно-распорядительных документов).

Продвинутый пользователь ПО (Word, Excel, Outlook, Adobe acrobat, Fine reader, архиваторы, CRM системы) и 1С (любая версия).

Взаимодействие с оргтехникой: контроль расходных материалов, заправка картриджей.

Понимание принципов систематизации документов, умение работать с большими объемами информации.

Опыт подготовки и отправки писем, запросов и отправки документов в государственные органы, организации, гражданам.

Грамотная устная и письменная речь. Знание английского языка на уровне «перевод со словарем»

Личные качества:

Высокая самоорганизация и ответственность.

Внимательность и аккуратность при работе с цифрами и реквизитами.

Коммуникабельность, доброжелательность, готовность помогать коллегам и клиентам. Способность сохранять спокойствие в режиме многозадачности.

Дополнительные аспекты (плюсы):

Опыт работы в проектных, строительных, инжиниринговых компаниях.

Знание основ кадрового делопроизводства (прием/увольнение).

Навыки работы с офисной АТС.