Личный помощник руководителя/административный менеджер

Блок Личный ассистент руководителя:

• Информационно-аналитическая поддержка руководителя, поиск и систематизация информации по запросу;
• Организация совещаний, конференций (очные, в Zoom, What’s up, офисная телефония), встреча гостей. Протоколирование встреч и фиксация принятых решений.
• Трэвел-поддержка (бронирование ВИП залов, трансферов, заказ отелей);
• Составление, перевод писем и документов (английский язык);
• Поиск и покупка различных товаров по России и за рубежом. Покупка подарков для деловых партнеров и организация доставки;
• Кофе, чай, фрукты;
• Взаимодействие и контроль исполнения поручений Family-office (водители, горничные и пр.).

Блок офис:

• Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции, почтовых отправлений (несколько юр. лиц);
• Ведение документооборота, печать, копирование, сканирование, сшивка договоров, хранение, ведение реестров;
• Организация подписания документов по компаниям, контроль движения документов между объектами (реестр и ежедневный отчет);
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, воды, продуктов, аптечки), авансовый отчет;
• Проверка электронных почт компаний, пересылка писем ответственным лицам (2 раза в неделю);
• Организация работы двух офисных курьеров, прием заявок;
• Курирование корпоративной связи: своевременное пополнение всех лицевых счетов, оформление новых сим-карт и пр.;
• Курирование корпоративного такси: своевременное пополнение лицевого счета, списков сотрудников, доступов, отчетов и пр.
• Ежемесячный, ежеквартальный и годовой бюджет по АХО;
• Организация и закупка корпоративных подарков партнерам и сотрудникам компании на значимые праздники (Новый год, 23 Февраля, 8 марта и пр.);
• Отслеживание подписок на информационные издания, продление;
• Заказ полиграфической корпоративной продукции для офиса;
• Работа в Битрикс 24, 1С Документооборот, Аспект.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы с первыми лицами компании не менее 2х лет;
• Опытный пользователь ПК и офисных программ, ZOOM;
• Знание делового этикета;
• Знания английского языка – не ниже intermediate;
• Готовность к ненормированному рабочему дню.

Условия:

• Офис в центре Москвы, Метро Новокузнецкая;
• Полный рабочий день, график: пн - чт 10-00 до 19-00; пт – с 10-00 до 17:45;
• Оформление по ТК, официальная заработная плата.