Персональный ассистент руководителя с HR-функцией

РефЭкспресс — динамично развивающаяся торгово-сервисная компания, лидер в продаже, аренде и техническом обслуживании рефрижераторных контейнеров, запчастей и дизель-генераторного оборудования. Компания работает на рынке с 2012 года, имеет широкую сеть поставщиков и клиентов в 67 регионах РФ и странах ЕАЭС. 

🎯 Что мы предлагаем кандидату

• Стабильная работа в развитой компании с 12+ лет опытом на рынке.
• Высокую степень автономии и влияние на процессы: от организационной поддержки руководителя до участия в HR-процессах.
• Зона ответственности, а не только задачи — роль влияет на культуру, процессы, качество коммуникаций.
• Официальное оформление, конкурентная зарплата + бонусы.
• Корпоративные сервисы и обучение, работа с современными инструментами (Google Workspace/Office, ATS, AI-инструменты).
• Гибридный формат: сочетание работы из офиса и дистанционно по договорённости в рамках задач.
• Роль, которая растёт вместе с компанией — здесь ценят инициативность и вовлечённость.

📍 Основные задачи

🧭 Executive Assistant (организация работы руководителя)

• Полная управленческая поддержка: планирование дня, календарь встреч, приоритеты, напоминания.

• Организация командировок: билеты, отели, визы, отчёты о расходах.

• Подготовка материалов: повестки, презентации, аналитические сводки, follow-up.

• Ведение деловой переписки и внутренней коммуникации.

• Подготовка и обновление внутренних инструкций/регламентов.

• Анализ информации по запросу (компании, рынки, продукты).

• Контроль задач руководителя и сроков исполнения.

• Поддержка корпоративной жизни: поздравления, welcome-пакеты, корпоративные мероприятия (3–4 в год).

• Административная поддержка офиса (закупки, орг-вопросы).

🤝 HR-функция (до 5 процессов в год)

• Снятие профиля, публикация вакансии, сорсинг, первичный скрининг.

• Координация интервью и обратная связь кандидатам, подготовка офферов, сопровождение выхода.

• Ведение базы кандидатов (ATS/таблицы) и отчётность по воронке.

• Онбординг: чек-листы, доступы, вводные планы, контроль адаптации (1–2–4 недели).

• Административная HR-поддержка: договоры/документы (в связке с бухгалтерией/юристом), отпуска по процессу компании.

• Участие в развитии HR-процессов: шаблоны интервью, оценочные листы, регламенты.

🎓 Наши ожидания от кандидата

✔ Опыт работы на аналогичной позиции ассистента руководителя от 1 года и/или опыт в HR (подбор/координация) от 1 года.

✔ Английский — B2 или выше (желательно).

✔ Отличные навыки организации, внимательность к деталям, умение многозадачить.

✔ Грамотная письменная деловая речь.

✔ Уверенный пользователь Google Workspace/Office, таблиц, календарей, презентаций.

✔ Способность работать с AI-инструментами или готовность быстро обучиться.

✔ Конфиденциальность, проактивность, умение выстраивать приоритеты и «держать рамку».

📩 Как откликнуться

Пожалуйста, отправьте резюме с сопроводительным письмом, в котором кратко укажите:

1. Ваш опыт в поддержке руководителя и HR.

2. Примеры ситуаций, где вы организовали процесс или улучшили коммуникацию.