Специалист по документообороту

Originals production - это продюсерский центр, мы занимаемся созданием сериалов, у нас отличная команда и очень красивый офис на Таганке.

Мы открываем новую позицию – специалист по документообороту. Для нас в этой роли крайне важна внимательность к деталям, въедливое отношение и любовь к документам, умение брать на себя ответственность, выполнять свои обязанности качественно и в согласованный срок. Открытость к диалогу, уточняющие вопросы по задачам, системное ведение дел - важные составляющие ожидаемого результата.

Обязанности:

Согласование документов с контрагентами:

• Организация и ведение процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и прочих юридически значимых документов с контрагентами.
• Ведение переписки через электронную почту, мессенджеры и внутренние системы согласования (например, 1С Документооборот и др.).
• Обеспечение взаимодействия между юристами, проектными менеджерами и контрагентами.
• Отслеживание статуса каждого документа: от первого черновика до финального согласования и подписания.
• Контроль сроков ответа со стороны контрагентов, напоминания при задержках.

Работа в системе 1С:Документооборот

• Выставление доходных счетов.
• Заведение заявок на оплату — проверка корректности данных, согласование оплат с финансовыми менеджерами и привязка к проектной документации.
• ⁠Подготовка и загрузка всех типов документов в систему для согласования и дальнейшего архивирования.
• Ведение карточек документов, обеспечение их правильного оформления и статуса в базах.

Работа с реестрами оплат

• Ведение и регулярное обновление реестра платежей.
• Сверка информации между бухгалтерией, финансовым отделом и исполнителями.
• ⁠Контроль прохождения оплат.

Работа с ИП и самозанятыми

• Запрос перечня оказанных услуг за отчётный период — ведение регулярной коммуникации с ИП и самозанятыми для получения детализации выполненных работ в рамках заключённых договоров.
• Формирование отчётных документов — составление ежемесячных актов, приложений, сопроводительных писем и иных документов, необходимых для внутреннего и внешнего учёта.
• Запрос чеков после оплаты — контроль за своевременной отправкой чеков самозанятыми после проведения оплаты, проверка их корректности и соответствия суммам и услугам.
• Архивирование документов — передача полного пакета документации в архив после закрытия отчётного периода: акты, чеки.
• Ведение учёта и контроль сроков сдачи документов для каждого исполнителя, взаимодействие с бухгалтерией при выявлении расхождений.
• Прочие поручения руководства

• Опыт работы с документами разного вида
• Опыт работы с 1С (преимущественно ДО)
• Работа с облачными системами электронного документооборота (СЭД) для организации хранения и обмена документами.
• Автоматизация процессов. Умение использовать инструменты автоматизации для оптимизации рутинных задач.
• Владение офисными программами (Word, Excel, Outlook). Нужно уметь подготовить документ, создать нужный шаблон и оформить его согласно правилам.
• Использование электронной подписи.
• Обработка и архивирование документов.
• Знание нормативно-правовой базы в области документооборота.
• Развитые коммуникативные навыки, умение общаться с коллегами всех уровней, внимательность к деталям

• Офис в 5 минутах от м. Таганская
• Оформление по ТК РФ
• График: 5/2 (с 10:00 до 19:00), работа в офисе