Персональный ассистент управляющих партнеров компании

MANUFAQTURY — компания полного цикла в сфере коммерческой недвижимости, объединяющая управление и эксплуатацию объектов, fit-out, функции технического заказчика, а также развивает собственные сервисные офисы и PropTech-решения.

В портфель компании входит более 15 тыс. кв. м сервисных офисов и свыше 183 тыс. кв. м офисных зданий и штаб-квартир крупных компаний класса А и Prime под управлением. Флагманский объект — бизнес-центр класса А «Поклонка» общей площадью более 143 тыс. кв. м, где MANUFAQTURY реализует полный комплекс услуг Property & Facility Management и обеспечивает высокий уровень клиентского сервиса.

Для повышения эффективности и прозрачности процессов компания разрабатывает собственные PropTech-решения: систему бронирования офисных ресурсов Q:OS и цифровую платформу PRYSM для автоматизации управления эксплуатацией и клиентским опытом, которая объединяет собственника, управляющую компанию и арендаторов в едином контуре.

Мы в поисках персонального ассистента для управляющих партнеров компании.

Чем предстоит заниматься:

• Обеспечивать комфорт и организацию рабочего пространства для руководства: поддерживать порядок в кабинете; бронировать и подготавливать переговорные комнаты.
• Вести административную и финансовую работу: вести таблицу расходов, заказывать офисные расходники, заводить счета в реестр оплат, запрашивать закрывающие документы, помогать с подготовкой годового бюджета, вести блок корпоративного такси.
• Координировать логистику и доставку: встречать и направлять курьеров, ездить за заказами, доставлять документы, покупки и забытые вещи, относить вещи в машину и приносить из машины.
• Организовывать встречи и мероприятия: планировать и оповещать о встречах, организовывать совещания и онлайн-встречи, бронировать рестораны и студии для фотосессий, помогать с организацией дней рождений.
• Решать бытовые и личные задачи руководства: присматривать за домашними животными, администрировать список покупок, покупать подарки, цветы, заказывать завтраки и обеды, готовить несложные блюда, вести оплаты по покупкам.
• Управлять коммуникациями с различными организациями и службами (автосервисы, клиники, химчистки, клининговые компании, нотариусы, страховые и коммунальные службы и др.), и проч.
• Заниматься организационными вопросами путешествий и командировок: покупать авиабилеты, оформлять визы, бронировать отели, регистрировать на рейсы, оформлять туристическую страховку, готовить отчёты по командировкам.
• Выполнять поручения, связанные с персональными документами: заполнять и готовить личные документы и заявления, отправлять документы (в том числе международные), хранить личные документы, отправлять сканы по запросу.
• Осуществлять поиск и мониторинг: искать мастеров, услуги, товары, варианты аренды, врачей, секции и кружки, отслеживать дни рождения, посылки по трек‑номерам, напоминать о важных событиях и делах.
• Решать ситуационные и экстренные задачи: вызывать врачей на дом, переносить личные записи, размещать объявления, заниматься продажей автомобилей, оформлять возвраты покупок и т. д.

Ключевые требования к кандидату:

• Организованность и многозадачность — способность эффективно управлять множеством разноплановых задач, планировать время и соблюдать сроки.
• Внимательность и ответственность — точность в выполнении поручений и ведении учёта (расходов, заказов, напоминаний).
• Уверенное владение техникой и сервисами: работа с ПК и офисным ПО (в т. ч. с таблицами для учёта и отчётности); использование календарных сервисов, инструментов онлайн бронирования, доставки и документооборота; быстрое освоение новых приложений и сервисов по мере необходимости.

• Коммуникативные навыки — грамотная устная и письменная речь, вежливость и дипломатичность в общении с контрагентами и при решении личных вопросов руководства.
• Стрессоустойчивость — умение сохранять спокойствие и продуктивность в условиях высокой нагрузки.
• Проактивность — способность предугадывать потребности руководства и решать вопросы до их эскалации.
• Конфиденциальность — надёжное обращение с чувствительной информацией, соблюдение профессиональной этики.
• Гибкость графика — готовность при необходимости работать сверх стандартного расписания, в том числе в выходные и праздничные дни.
• Физическая активность — готовность к перемещениям, переноске вещей, прогулкам с животными.

Будет преимуществом:

• Знание английского языка.

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ.
• Социальный пакет: ДМС, фруктовые пятницы, стильный офис класса А, парковочное место (при необходимости).
• Молодой дружный развивающийся коллектив.