Офис-менеджер

Мы приглашаем в команду ответственного и организованного сотрудника на должность офис-менеджера.

Вы нам подходите, если:

• У Вас есть опыт работы офис-менеджером/секретарем руководителя от 1 года.
• знаете основы делопроизводства и документооборота
• уверенный пользователь ПК и офисных программ
• понимаете основы процесса бюджетирования
• умеете работать с оргтехникой и программным обеспечением
• у Вас отличные коммуникативные навыки и Вы умеете работать в команде.
• клиентоориентированность и гостеприимство для Вас не пустые слова :)

Обязанности:

1. Документооборот компании:

• ведение делопроизводства в компании: регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, сканирование и передача документов ответственным лицам;
• подготовка документов по командировкам сотрудников: сбор и проверка правильности оформления документов, подписание у ответственных должностных лиц, сканирование и передача в бухгалтерию;
• подготовка авансовых отчетов по расходованию подотчетных средств

2. Жизнеобеспечение офиса и рабочих пространств компании:

• Закупка офисных непродовольственных и продовольственных товаров и ведение учета складских запасов закупаемой продукции, отслеживание минимальных остатков и своевременная организация закупок;
• подготовка рабочих мест для новых сотрудников: снабжение сотрудников канцелярскими принадлежностями, оформление и выдача пропусков;

3. Работа с контрагентами:

• заключение договоров с контрагентами по обеспечению офиса необходимыми товарами и услугами;
• заключение договоров с агентствами делового туризма, гостиницами, визовыми службами и такси с целью организации деловых поездок сотрудников компании;
• взаимодействие с представителями арендодателя по вопросам эксплуатации офиса, организации клининга, своевременных инженерно-технических работ и такелажных работ и контроль за качеством выполняемых работ и оказываемых услуг;

4. Коммуникация для сотрудников и партнеров:

• организация информационных рассылок для сотрудников компании,
• подготовка проектов писем для компаний-партнеров

5. Организация работы курьера и взаимодействие с компания-операторами по предоставлению курьерских услуг:

6. Административная поддержка:

• подготовка бюджета в части жизнеобеспечения офиса и контроль за его исполнением;
• взаимодействие с сервисом корпоративного такси: подключение и отключение пользователей, взаимодействие по вопросам выставленных счетов и детализации услуг, ознакомление сотрудников с правилами использования корпоративным такси;
• сопровождение и административная поддержка мероприятий в компании и партнерских проектах, помощь в рассылке приглашений и решении оперативных административных вопросов, касающихся корпоративных и клиентских мероприятий;
• оформление заявок на въезд на территорию бизнес-центра и/ или на парковку бизнес-центра для гостей

• Официальное оформление по ТК РФ;
• График работы - 5/2 с 9 до 18 , офис;
• Стабильный доход с выплатами 2 раза в месяц;
• Возможности карьерного роста – компания активно развивается;
• ДМС после прохождения исп.срока