Секретарь

Только МОСКВА и МО !!!

Должностная инструкция

Секретарь / Офис-менеджер

1. Общие положения

Секретарь / офис-менеджер обеспечивает административную поддержку офиса, контроль документооборота, координацию внутренних процессов и комфортную организацию работы сотрудников и посетителей.

⸻

2. Функциональные обязанности

2.1. Административная поддержка
1. Открытие входной двери офиса посредством домофона.
2. Оформление заявок на въезд автомобилей клиентов и курьеров.
3. Контроль и поддержание порядка в welcome-зоне и переговорной комнате.

⸻

2.2. Работа с посетителями
4. Встреча гостей и клиентов компании.
5. Организация переговоров:
• подготовка переговорной комнаты;
• заказ товаров для организации встреч (через Яндекс Лавка и другие сервисы);
• обеспечение гостей чаем, кофе и необходимыми материалами;
• сопровождение клиентов до ответственного сотрудника.

⸻

2.3. Работа с заказами и курьерами
6. Встреча курьеров, прием и выдача заказов:
• из отдела нанесения;
• из отдела печати;
• с ресепшен DTF / UV DTF;
• готовых изделий.
7. Фиксация статуса заказов в Google-таблице:
• выдано / не выдано;
• кто выдал;
• дата и время передачи.
8. Взаимодействие со смежными подразделениями:
• отдел печати;
• склад;
• производственные подразделения.

⸻

2.4. Внутренние коммуникации и корпоративная культура
9. Актуализация информации о днях рождения сотрудников.
10. Заблаговременное информирование руководства о предстоящих датах.
11. Помощь в организации поздравлений и корпоративных мероприятий.

⸻

2.5. Контроль доступа
12. Контроль работы системы прохода (карта / биометрия).
13. Подготовка отчетности по системе доступа по запросу руководства.

⸻

3. Ответственность

Секретарь / офис-менеджер несет ответственность за:
• корректность ведения таблиц и учёта заказов;
• своевременную организацию встреч;
• поддержание порядка в зоне ресепшен и переговорной;
• корректную коммуникацию с клиентами и сотрудниками;
• соблюдение конфиденциальности информации.

Только МОСКВА и МО !!!