Офис-менеджер

Добрый день, уважаемые соискатели!

Благодарим вас за интерес к нашей вакансии.
Надеемся, что у нас случится мэтч:) И чтобы это точно произошло, пожалуйста, внимательно ознакомьтесь с ожиданиями от кандидата, и, будьте готовы при отклике пройти анкетирование. Оно поможет нам узнать вас получше и сократит этапы интервью.

Подробности по вакансии ниже:)

Rubius – аккредитованная IT-компания, разрабатываем софт для клиентов из различных отраслей — от промышленности и нефтегаза до ритейла и медицины. Основаны в самом сердце Сибири — Томске, с компаниями по всему миру. Наши решения используют российские и мировые лидеры: Apple, Tesla, Kaspersky, Amazon, IBM, Uber, Netflix, Газпром, РЖД и другие. Партнёры компании представлены в ОАЭ (Дубай), Казахстане (Астана), России (Москва, Санкт-Петербург), Саудовской Аравии (Эр-Рияд). В нашем профиле на hh.ru мы постарались подробно рассказать о нас, обязательно загляните:)

Кого мы ждём:

Мы приглашаем заботливого и внимательного к людям и порядку человека:) У нас большое хозяйство: просторная кухня, офисные помещения, небольшая библиотека, склад, спортзал... Это потребует системной работы, навыков координации людей и подрядчиков, много энергии и движения. А ещё хорошего настроения!

Ключевые задачи:

• Организация и контроль работы офиса, включая управление подрядчиками. Процесс требует внимательной и проактивной работы.

• Координация работы помощницы по кухне, клининговой службы, взаимодействие с арендодателем. Это очень важная часть работы нашего управляющего. Здесь потребуются навыки делового общения и ведения переговоров.

• Управление процессами заказа продуктов, канцелярских товаров, оборудования и других необходимых материалов. Всё должно работать как часы:)

• Участие в планировании и организация корпоративных мероприятий. Офис-менеджер плотно взаимодействует с HR-командой и входит в команду заботы о сотрудниках. Мы планируем и организовываем события для наших ребят вместе.

• Поддержка внешних мероприятий: митапы, конференции, хакатоны...). Наша команда организует от 4 до 10 мероприятий в год. Это важно для нас. Наша миссия делать родной регион лучше и делиться опытом и знаниями.

• Ведение смет и бюджета. Порядок в документообороте мы ценим. Офис-менеджер плотно работает с бухгалтерской службой.

• Обеспечение своевременного обслуживания и ремонта офисных помещений. Наш офис - сердце компании. Наша задача обеспечить комфорт нашим ребятам в любой точке офиса. С душой:)

• Заказ мебели, проектирование пространства с подрядчиками. Работа над пространством никогда не заканчивается в Rubius:) Мы работаем с дизайнерскими агентствами и производителями мебели на заказ. Стремимся к поддержанию дизайн-кода и думаем над качеством пространства. Для нас важна зелень, яркие акценты, комфортные локации. Это помогает поддерживать продуктивную и вовлекающую атмосферу.

• Обеспечение уюта, внимание к заботе о сотрудниках. Это супер важно. Улыбки по утрам, тёплые посиделки, личная помощь сотрудникам с разными вопросами.

• Решение нестандартных задач. Да, мы именно такая компания:) Придётся впутываться в разные интересные задачи, которые никто и никогда не решал. И нужен именно такой человек, который с удовольствием будет этим заниматься.

Чего мы ждём от навыков и опыта:

• Опыт работы 1-3 года в сфере офис-менеджмента.

• Оконченное высшее образование

• Опыт в из HoReCa будет плюсом, особенно из сферы заботы, гостеприимства (управление отелями, кафе или ресторанами...).

• Опыт работы с Exсel и всеми инструментами Google Docs или MS Office.

• Будет здорово если вы увлекаетесь дизайном, вдохновляетесь.

• Готовность к работе с большим объёмом информации, задач, умение их систематизировать, опираться на приоритеты, легко переключаться между задачами.

• Высокие коммуникативные навыки, любовь к людям, готовность к 12 000 шагам в день:).

• Навыки деловой переписки (письменные и устные).

• Будут плюсом навыки английского языка, менеджерские курсы или образование.

Портрет кандидата:

Энергичный, позитивный и коммуникабельный человек. Всегда доступен в рабочее время, умеет эффективно организовывать своё время и координировать деятельность команды и участников проектов. Осознаёт, что рабочая нагрузка в офисе может быть переменной, и в случае поломок или срочных мероприятий готов оперативно решать вопросы в любое время. Отличается вниманием к деталям, всегда держит коллег в курсе текущего статуса задач и эффективно контролирует их выполнение. Искренне любит работать с людьми и готов заботиться о благополучии команды.

Что мы предлагаем

Сотрудники компании – главная ценность Rubius. Мы поддерживаем свободу творчества и полёт инженерной мысли. Стремимся, чтобы каждый участник нашей команды раскрыл свой потенциал. Мы стараемся заботиться о наших сотрудниках. Здесь удалённые и офисные команды чувствуют себя максимально комфортно.

Про работу и оплату:

• Белую и своевременную заработную плату

• Официальное трудоустройство

• До 5% ежемесячная премия за результат

• Комфортное рабочее место, эргономичный стул

• Помощь с home office удалённым сотрудникам

• Гибкое начало рабочего дня

• Бонусы аккредитованной IT-компании

Про рост и развитие:

• Индивидуальный трек развития

• Компенсация за профессиональную сертификацию в рамках индивидуальных треков

• Внутренние митапы на разные темы и подробные гайды

Про офис, плюшки и атмосферу

• Оплачиваемые занятия спортом (даже в домашних условиях)

• Возможность получить ДМС (со стоматологией) после испытательного срока для офисных сотрудников и телемедицина для удалённых сотрудников

• Вкусные завтраки, офис с верандой и большой кухней

• Скидки для вас и родственников в Rubius Academy

• Бонусы к рождению детей и свадьбе

• Разнообразные корпоративы и активности

• Развитая и комфортная корпоративная культура, без иерархии

• Сообщества по интересам (футбол, теннис, своя музыкальная группа, шахматный клуб...) и коллектив, где прислушиваются к мнению каждого.

Чтобы узнать нас ближе, вбивайте в поисковики слово Rubius.

Важно!

Если вы не дотягиваете до требований или не хватает опыта, всё равно откликайтесь, у нас есть внутри команды наставник и поддержка. Узнали себя – смело откликайтесь!

Пара слов о процессе:

Сначала изучаем резюме всей командой. Иногда процесс может идти чуть медленнее обычного. Но не переживайте — ни одно резюме не потеряется, у нас всё аккуратно фиксируется в CRM.

На первое интервью попадают те, кто максимально подходит по опыту и навыкам. Тут всё по делу — если вы в прицеле, обязательно свяжемся.

Процесс может занять до 3–4 недель. Иногда быстрее, но бывает, что и чуть дольше — зависит от расписаний и отпусков.

Интервью. Встреча с HR и HRD в нашем уютном офисе. Далее возможно небольшое тестовое задание или оплачиваемый пробный рабочий день на 4 часа.

Берём паузу на обсуждение с командой. А дальше — либо оффер, либо остаёмся на связи и не теряем контакт.

Будем рады работать в команде с людьми, которые любят своё дело!

С уважением,
Ольга Мальцева
HRD хорошей компании:)