Офис‑менеджер

Уважаемый соискатель!

Наша компания находится в поисках офис-менеджера.

Обязанности:

1) Работа с курьерами и посылками.

• Приём, выдача и отправка посылок: из ПВЗ, находящихся рядом, от курьеров; подписание УПД и других сопроводительных документов.

• Оформление пропуска для выезда автотранспорта.

• По необходимости — вызов грузчиков/помощников.

• Хранение посылок в выделенном месте, маркировка датой, передача сотрудникам.

• Ведение и хранение УПД и других документов по доставкам; пересылка/получение документов между офисами.

• Вскрытие некоторых посылок под видеоконтролем.

2) Офис‑менеджмент и поддержка офиса.

• Встреча, сопровождение и проводы гостей.

• Поддержание порядка в офисе: контроль наличия полотенец, мыла, губок; организация их замены и пополнения.

• Ведение холодильника: контроль сроков годности, утилизация просроченных продуктов, оформление заказов на пополнение и замена продуктов из запасов.

• Организация и контроль снабжения сотрудников едой и напитками при необходимости.

• Ведение и пополнение минимального набора канцелярии: ручки, карандаши, бумага А4/А3 и т.д.

• Обход офиса с проверкой состояния (окна, двери) до открытия и при закрытии.

• Коммуникация с арендодателем: контроль отключений и оповещение сотрудников об отключениях (свет, вода), фиксация показаний счётчиков.

• Вызов сервисных служб (электрик, сантехник, IT‑сервис и т.д.) при неисправностях в соответствии с регламентом.

3) Административный учёт и отчётность.

• Оформление обедов, учет хозяйственно‑бытовых расходников.

• Ведение учёта чеков для компенсации расходов сотрудникам; подготовка документов для бухгалтерии.

• Подготовка отчётов о клининге и остатках продовольственных продуктов, контроль пополнения запасов.

• Уход за кофемашиной, контроль состояния, обсуждение и организация сервисного обслуживания/заказа расходников для кофемашины.

• Внимательность к документам, аккуратность при ведении учёта.

• Хорошие коммуникативные навыки, стрессоустойчивость, ответственность.

• Умение организовать рабочее пространство и взаимодействовать с внешними контрагентами (курьеры, арендодатель, сервисные службы).

• Готовность к физическим задачам (поднятие посылок, взаимодействие с грузчиками).

• Трудовой договор, оформление в штат.

• Зарплата 80 000 руб. до вычета налогов.

• График работы: Пн–Пт, 10:00–19:00.

Как откликнуться:

Пожалуйста, приложите сопроводительное письмо и кратко опишите, почему вы считаете, что сможете успешно справляться с поставленными задачами.