Руководитель отдела документооборота (делопроизводства)

Мы — быстро растущая команда в России и за её пределами, которая формирует своё конкурентное преимущество вокруг сильных специалистов, программного b2b2c-продукта и автоматизации процессов. Нам всего 2 года, но мы уже занимаем 1-ое место в своей нише: в нашем списке заказчиков самые топовые компании России и эксклюзивные многолетние контракты.

В данный момент мы в поиске Руководителя отдела документооборота / подготовки отчетных документов для заказчиков

Обязанности:

• Выстраивать с нуля бизнес-процессы по подготовке отчетных документов: от поступления данных от обслуживающего отдела до формирования полного комплекта документов для заказчиков
• Организовывать формирование комплектов документов по сделкам под каждого заказчика (у разных заказчиков разные требования по документам)
• Организовать работу с подрядчиками (в первую очередь – отелями): согласовывать счета, акты выполненных работ и решать нестандартные ситуации, возникающие при расхождении условий, установленных отелем и договорными обязательствами
• Координировать работу с смежными отделами (консьерж-сервис, отдел по работе с ключевыми клиентами, финансовый отдел) для обеспечения корректности и своевременности документооборота
• Организовать процессы в JIRA: получать и анализировать данные по каждому этапу работы, ставить задачи и следить за их выполнением
• Разрабатывать инструкции и регламенты работы, а также обучать сотрудников работе по установленным стандартам

Требования:

• Опыт выстраивания и оптимизации бизнес-процессов с нуля, предпочтительно в условиях стартапа
• Опыт руководства отделом документооборота ( у нас 12 сотрудников в отделе)
• Опыта автоматизации процессов документооборота
• Знание IT-инструментов для управления процессами (например, JIRA, Confluence - будет огромным плюсом)
• Умение создавать инструкции и регламенты, описывать бизнес-процессы
• Отличные коммуникативные навыки, способность эффективно взаимодействовать с разными отделами и внешними партнерами
• Высокая степень ответственности, инициативность и ориентация на результат

Мы предлагаем:

• Работу в динамично развивающемся стартапе с возможностью непосредственного участия в выстраивании ключевых бизнес-процессов
• Удаленный режим работы 5/2 с 9 до 18
• Однозначный рост компетенций и повышение конкурентоспособности
• Конкурентную заработную плату (оклад + KPI)
• Возможность влиять на формирование и развитие отдела, участвовать в принятии стратегических решений
• Дружелюбную и профессиональную команду, открытый микроклимат для обмена идеями и постоянного профессионального роста

Ждем Ваш отклик! В сопроводительном письме укажите, пожалуйста, Ваши ориентировочные зарплатные ожидания.