Помощник/ассистент руководителя

Должность

Личный бизнес-ассистент / Операционный ассистент основателя и генерального директора

Смысл роли

Вы - человек, который превращает хаос в ясность, а намерение - в результат.

В этой роли вы ежедневно усиливаете основателя: освобождаете его время для решений, ускоряете команду и создаете порядок, который масштабируется.

Главный принцип

Ответственность за результат. Никаких “это не моя работа”.

Если вы увидели проблему - вы доводите ее до финала: решено / эскалировано с вариантами / закрыто через исполнителя с приемкой.

Как выглядит успех

- У основателя меньше суеты и переделок, больше спокойствия и темпа.

- Задачи не теряются: у каждой есть смысл, итог, срок и следующий шаг.

- Найм движется каждый день: кандидаты идут по воронке, решения не зависают.

- Контент выходит регулярно: план выполнен, публикации опубликованы, ссылки зафиксированы.

- В выходные нет простоев: есть дежурный, важное двигается.

Как мы работаем (4 правила)

1) Единый список задач - EdgeFocus. Если задачи там нет, ее нет.

2) Автоприоритизация: основатель пишет как удобно, вы сами ставите “Срочно/Важно/Планово” и начинаете движение.

3) Эскалация рано: вместо “все хорошо” - факты, риск, 2–3 варианта, рекомендация, срок решения.

4) Приемка по критериям: задача закрыта, когда есть результат и понятно “готово”.

Приоритеты

Срочно: деньги/репутация/встречи/здоровье в горизонте 48 часов.

Важно: срок до 7 дней, задержка увеличит риск или потери.

Планово: все остальное.

Скорость реакции

Срочно: первый шаг до 30 минут.

Важно: первый шаг до 4 часов.

Планово: первый шаг до 24 часов.

Первый шаг - это действие (черновик, звонок, слот, запрос, 3 варианта), а не “прочитал”.

Что вы делаете (обязательно)

1) Управление поручениями

- фиксируете задачи в EdgeFocus, уточняете вводные, ведете до результата

- держите статусы и следующий шаг, контролируете сроки и качество

2) Календарь и коммуникации основателя

- планируете встречи и защищаете “окна фокуса”

- готовите короткие справки к встречам

- фиксируете договоренности и доводите их до выполнения

3) Документы и материалы

- письма, таблицы, протоколы, поручения, артефакты

- порядок в документах и версиях, качество и ясность

4) Финансово-административная операционка (без оплат)

- реестр счетов/актов/платежей к подтверждению

- контроль сроков, закрывающих документов и обязательных дат

Важно: вы не делаете оплаты и не имеете доступа к банкам.

5) Найм и команда (организация подбора)

- ведете вакансии и каналы размещения

- ведете воронку кандидатов: отклик -> отбор -> интервью -> финалисты -> рекомендация -> выход

- назначаете интервью, собираете обратную связь, держите сроки

Правило: решение принимает основатель, вы приносите 2–3 финалиста и рекомендацию.

6) SMM (операционное ведение контента)

- ведете контент-план: темы, дедлайны, площадки

- организуете производство через исполнителей (текст/дизайн/монтаж)

- публикации выходят по графику, ссылки фиксируются в EdgeFocus

Раз в неделю: короткий отчет по плану и базовым показателям.

Выходные (без простоев)

Ассистенты сами договариваются о дежурствах так, чтобы каждый выходной день был покрыт.

Дежурный двигает “Срочно” и “Важно” по тем же правилам реакции.

Что запрещено (коротко)

- публиковать или писать от имени основателя и генерального директора без явного одобрения.

Разрешено: если есть явное одобрение (“ок/да/публикуй” или задача в EdgeFocus со статусом “одобрено к публикации”).

- обсуждать деньги/цены/условия контрактов и давать обещания сроков “гарантирую”

- делать оплаты или раздавать финансовые доступы

- передавать доступы третьим лицам

- хранить рабочие документы в личных аккаунтах

- пересылать секреты (коды/пароли) через мессенджеры

Ваша автономия (чтобы расти)

Вы свободны в “как”, но отвечаете за “что и к какому сроку”.

Вы можете предлагать лучшее решение, если приносите факты и варианты.

Рост в этой роли - это больше ответственности, более высокий уровень задач и влияние на результат всей системы.

Кого мы ищем

- вы любите доводить до конца и держать слово

- вы умеете наводить порядок в задачах и документах

- вы спокойны, быстры и ясны в коммуникации

- вы умеете организовать людей и подрядчиков, добиваться сроков и качества

- вы готовы расти рядом с сильным основателем и усиливать его ежедневную эффективность