Личный ассистент (Family office)

Чем предстоит заниматься:

1. Управление календарем руководителя:

• Координация встреч и звонков с учетом часовых поясов и личных предпочтений руководителя;
• Мониторинг дедлайнов, напоминаний и плановых событий;
• Своевременное информирование руководителя о предстоящих задачах.

2. Документооборот:

• Подготовка и редактирование писем и документов на русском и английском языках;
• Ведение личного архива документов (договоры, счета, квитанции, страховки, медицинские справки и др.);
• Оформление виз, ВНЖ и иных документов (полный цикл — от сбора до подачи и отслеживания готовности).

3. Финансовый контроль:

• Оплата счетов (ЖКУ, налоги, страховые и иные платежи) в установленные сроки;
• Ведение реестра платежей с приложением квитанций и чеков;
• Контроль расходов по поручению руководителя и предоставление отчетности.

4. Travel-поддержка:

• Подбор и бронирование авиабилетов, отелей, трансферов (класс обслуживания — не ниже бизнес);
• Организация виз, страховок, аренды транспорта, составление маршрутов и пакетов документов для поездки;
• Контроль корректности бронирований и сроков поездок.

5. Бытовая и организационная поддержка:

• Координация работы домашнего персонала,;
• Оказывать содействие в подборе персонала при необходимости;
• Организация поставок, закупок и мелких бытовых поручений;
• Заказ и доставка необходимых товаров и услуг;
• Выполнение личных и хозяйственных поручений, включая онлайн- и офлайн-покупки, доставку и возвраты товаров.

6. Исследования и координация проектов:

• Поиск, анализ и сравнение поставщиков, подрядчиков, товаров и услуг до принятия решения;
• Ведение и контроль текущих проектов до полного завершения;
• Подготовка предложений по улучшению бытовых и организационных процессов.

7. Социальная и личная поддержка:

• Поиск и бронирование ресторанов, салонов, wellness-услуг, развлечений и путешествий;
• Организация и координация небольших мероприятий, ужинов и праздников;
• Ведение календаря важных дат (дни рождения, юбилеи, праздники) и подбор подарков/открыток;
• Ведение актуального списка контактов (друзья, родственники, поставщики, сервисные компании).

8. Личная и семейная поддержка:

Организация личных встреч, приемов, семейных мероприятий и праздников;

Взаимодействие со школой, детскими учреждениями, врачами и иными организациями по поручению руководителя.

9. Иные поручения (исполнение дополнительных заданий, связанных с обеспечением личных, бытовых и административных потребностей руководителя)

Наши ожидания от кандидата:

• Высшее образование /опыт работы в аналогичной роли от 2х лет
• Свободное владение английским языком (уровень С1+; рассмотрим кандидатов с переходящим В2-С1).
• Отличные организаторские навыки, умение работать в режиме многозадачности
• Стрессоустойчивость, высокая степень ответственности, способность оставаться на связи в соответствии с графиком руководителя
• Знание профессиональной этики, умение четко выполнять поставленные задачи в намеченный срок
• Опыт взаимодействия с элитными отелями, авиакомпаниями, консульствами
• Умение адаптироваться к разным часовым поясам и культурным особенностям
• Знание офисных программ (MS Office, Google Workspace), основных мессенджеров, оргтехники

Условия работы:

• Формат сотрудничества: статус самозанятого
• Гибридный график (с корректировкой под задачи руководителя)
• Конкурентная заработная плата (обсуждается индивидуально)
• Возможность удаленной работы или гибридного формата