Офис-менеджер

В группу компаний требуется офис-менеджер/специалист по документообороту.

Обязанности:

• Контроль и организация обеспечения офиса канцтоварами;
• Взаимодействие с арендодателями (заказ пропусков для новых сотрудников, работа офисной техники и пр.)
• Бронирование переговорных комнат для проведения встреч;
• Активное взаимодействие с контрагентами и внутренними подразделениями компании;
• Контроль за качеством подготовки и оформления входящих документов (реквизиты, формы);
• Поддержание электронного архива документов (сканирование всей входящей документации и добавление на сервер (Договора, Приложения, Счета, Акты, ТН, УПД, СФ);
• Работа с имеющейся базой документов;
• Подготовка и отправка исходящих документов почтой России, курьерскими службами;
• Учет наличия оригиналов бухгалтерских документов от контрагентов и контроль за их предоставлением;
• Организация подписания, систематизация и хранение (архивация) документов, ведение реестров по документам;
• Помощь при налоговых проверках;
• Выполнение поручений руководителя и собственников;
• Сдача готовой отчетности (1-2 раза в месяц).
• Возможные выезды с целью доставки важных документов (1-2 раза в месяц).

Личные качества, которыми должен обладать кандидат:

• Сильные коммуникативные навыки;
• Проактивный, адаптируемый;
• Внимательность к документам;
• Умение работать с большим объемом документов и одновременно обрабатывать несколько задач

Требования:

• Опыт работы с первичной документацией (Договора, Приложения, Счета, Акты, ТН, УПД, СФ) от 1 года;
• Общие знания в области первичной бухгалтерской документации;
• Уверенный пользователь ПК