Офис-менеджер

Для поддержания бесперебойной работы и в связи с расширением мы приглашаем в нашу команду офис-менеджера.

Мы предлагаем:

• работу в продуктовой команде с интересными задачами для реализации решений в b2g и b2b секторе;
• работу в аккредитованной ИТ-компании;
• трудоустройство в полном соответствии с ТК РФ и «белая» конкурентная заработная плата;
• график работы 5/2 с 9-00 до 18-00, в пятницу сокращенный рабочий день;
• квартальная и годовая премия;
• компенсация питания и проезда;
• социальные выплаты и компенсации;
• проведение team building и корпоративов;
• предоставление ДМС после испытательного срока;
• комфортное рабочее место в центре города.

Обязанности:
1. Первичный прием гостей и посетителей:
встреча, прием гостей и посетителей;
выяснение цели визита и сопровождение посетителя к нужному сотруднику/подразделению;
информирование сотрудников о прибытии гостей.
2. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
работа с входящими вызовами;
обеспечение жизнедеятельности офиса (включая закупку канцелярских товаров, продуктов питания, обеспечение наличия воды, хозяйственных товаров, заказ мебели, контроль исправности офисного оборудования, переговорная, кухня);
контроль чистоты в офисе;
осуществление пропускного режима;
координация работы переговорных комнат;
контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
координация и взаимодействие по вопросу обеспечения жизнедеятельности Обособленного подразделения компании (г. Санкт-Петербург).
3. Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России:
отправка и приём писем, посылок;
учёт и регистрация входящих/исходящих отправлений;
контроль сроков доставки и получения корреспонденции.
4. Документооборот и делопроизводство:
регистрация входящей, исходящей, внутренней документации и корреспонденции;
учет, хранение, архивирование документов;
работа в CRM системах компании;
обработка электронной почты, работа с оргтехникой;
подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании;
поддержка архива и базы данных, которые необходимы руководителю;
контроль исполнения документов и поручений.
5. Взаимодействие с управляющей компанией и внешними службами:
взаимодействие с управляющей компанией по техническим вопросам (заказ пропусков, парковочных мест, встреча гостей, вопросы обслуживания офиса);
ведение деловой переписки и переговоров с поставщиками и заказчиками;
решение текущих вопросов по обслуживанию офиса.

6. Подготовка отчётной и презентационной документации:
подготовка отчетов и презентаций;
оформление документов для участия в совещаниях, составление протоколов встреч с участием руководителя и заинтересованных служб.

7. Техническая поддержка сотрудников:
копирование, печать, сканирование и брошюровка документов;
помощь в организации командировок руководства и сотрудников компании (бронирование гостиниц, заказ такси, оформление документов);
контроль дней рождений сотрудников, партнеров;
помощь коллегам в решении организационных вопросов;
осуществление взаимодействия со всеми структурными подразделениями компании для систематизированного сбора данных для руководства;
помощь в организации встреч и внутренних корпоративных мероприятий.
8. Иные обязанности:
выполнение поручений руководства в рамках трудовой функции и компетенции.

Требования:

• высшее образование (желательно в сфере менеджмента, администрирования, документоведения);
• опыт работы от 3 лет в должности офис‑менеджера, секретаря или на смежных административных позициях;
• уверенное владение офисным ПО: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint и оргтехникой;
• знание основ делопроизводства и систем электронного документооборота (СЭД);
• умение вести деловую переписку и составлять служебные документы;
• навыки административно-хозяйственной деятельности;
• вежливость, внимательность, аккуратность, стрессоустойчивость, коммуникабельность;
• умение работать в режиме многозадачности;
• грамотная устная и письменная речь.