Координатор по документообороту

В нашу команду требуется координатор по документообороту, который обеспечит эффективную административную поддержку офиса и будет участвовать в координации внутренних процессов.

Обязанности:

1. Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками, заказчиками.
• Поддержка в организации корпоративных мероприятий.

2.Ведение документооборота и архивное дело:

• Полный цикл работы с документами: прием, регистрация, учет, распределение и архивирование входящей/исходящей корреспонденции (в т.ч. через ЭДО и электронную почту).
• Организация архивирования, обеспечение сохранности документов, передача в архив, ведение реестров.
• Подготовка документов для согласования (акты, договоры).
• Поиск и предоставление документов по запросам сотрудников и руководства.
• Организация отправки документов контрагентам (ЭДО, курьеры, почта).

3. Работа в учетных системах и контроль процессов:

• Работа в 1С: внесение данных по договорам и контрагентам, контроль оплат и счетов.
• Контроль сроков подготовки, проверки и сдачи отчетной документации, информирование ответственных лиц.
• Мониторинг выполнения задач, выявление и устранение сбоев в процессах.
• Проверка пакетов отчетных документов на полноту, корректность и соответствие стандартам перед оплатой.
• Взаимодействие с сотрудниками подразделений для сбора данных, необходимых для подготовки проектных документов.

- Опыт на аналогичной позиции;
- Уверенный пользователь ПК, знание MS Office;
- Опыт работы в 1С КА, понимание документооборота;
- Знание деловой переписки, делового этикета;
- Знание принципов работы с ЭДО;
- Внимательность, организованность, самостоятельность.

Условия: