Персональный ассистент руководителя

Норвент – российская инженерно-строительная компания, специализирующаяся на комплексных инженерных решениях и полной реконструкции социальных и коммерческих объектов «под ключ».

Наши клиенты – крупные федеральные компании, которые ценят профессионализм, технологичность и надежность. Результатами нашей работы пользуются сотни людей каждый день. Поэтому в основе деятельности компании лежат точность, ответственность и высокие стандарты качества, обеспечивающие развитие бизнеса, комфорт и безопасность людей.

В настоящий момент ищем в команду собственника проактивного, организованного, ответственного и взрослого в коммуникациях персонального ассистента, который поможет управлять временем, рабочими проектами и семейными делами. Нужен человек, который умеет держать всё под контролем, быстро ориентируется в меняющихся условиях и разноплановых задачах, способен создавать порядок, предвосхищать потребности и поддерживать высокий уровень сервиса.

Вам предстоит отвечать за 3 блока задач:

1. Деловое сопровождение

• Ведение, приоритизация и контроль рабочего календаря, документационное сопровождение предстоящих событий.
• Организация и координация встреч, ведение деловой переписки и коммуникаций, фильтрация входящей информации.
• Сбор информации, аналитических данных, подготовка документов, писем, презентаций, систематизация информации и документов.
• Контроль выполнения задач, решений и поручений по итогам рабочих встреч и совещаний.
• Организация деловых поездок. Отчетность по расходам.
• Сопровождение бизнес-проектов, взаимодействие с командой, партнёрами, клиентами и подрядчиками.

2. Административная и личная поддержка

• Ведение личного календаря, синхронизация рабочих, личных и семейных событий. Контроль исполнения личных задач.
• Организация личных и семейных поездок. Контроль за документами для путешествий.
• Организация покупок, подарков и бытовых сервисов. Контроль закупок и оказанных услуг.

• Учёт расходов, контроль оплат сервисов, подписок и счетов, взаимодействие с бухгалтерией.
• Взаимодействие с водителем, сотрудниками офиса, сервисами и поставщиками услуг. Контроль выполнения задач специалистами.
• Организация личных встреч, семейных мероприятий, ужинов, праздников.
• Выполнение личных и оперативных поручений (подбор услуг, курьерские задачи, встречи и т.п.).

3. Сопровождение расписания детей (учебные и спортивные мероприятия, досуг)

• Ведение общего расписания детей (школа, спорт, репетиторы, развивающие и досуговые мероприятия), организация напоминаний и координация логистики. Согласование расписания с руководителем (мамой), другими членами семьи и персоналом.

• Коммуникация с педагогами, тренерами и репетиторами. Контроль выполнения домашних заданий.
• Организация участия детей в соревнованиях, концертах, конкурсах.
• Сопровождение детей на занятия или мероприятия (лично или координация водителя).
• Организация детских праздников. Контроль качества проведения.
• Подбор и планирование досуга: театры, выставки, мастер-классы, события.
• Планирование каникул, организация лагерей, образовательных программ и туров.
• Заказ и покупка необходимых школьных принадлежностей, одежды, обуви, спортивной экипировки, подарков.
• Ведение базы контактов: врачи, педагоги, школы, секции, лагеря, магазины, транспортные компании.

Мы предлагаем:

• Прямое взаимодействие с собственником стабильной и развивающейся строительной компании
• Гибридный формат работы (дистанционно и 1-2 раза в неделю офис)
• Долгосрочное сотрудничество с возможностью профессионального роста и расширением зоны ответственности
• Атмосферу доверия и уважения

Нам важно:

• Заботливое отношение к детям, умение устанавливать доверие
• Тактичность, внимательность к деталям, высокая степень ответственности
• Грамотная речь и умение договариваться
• Готовность быть на связи и решать вопросы оперативно
• Умение сохранять конфиденциальность, уважение к личным границам семьи и надежность

Вам поможет успешно справиться с работой:

• Ваш опыт работы личным или бизнес-ассистентом от 1 года
• Готовность решать задачи разного масштаба
• Умение управлять временем и приоритетами, предлагать решения
• Гибкость и здоровое чувство юмора
• Знание английского языка на уровне общения и бронирования

Если Вас заинтересовала наша вакансия, ждем отклик. Вакансия срочная, решение принимаем быстро.