Операционный ассистент руководителя

ВАКАНСИЯ: ОПЕРАЦИОННЫЙ АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ

(Bitrix24 / AI / онлайн-координация)

Формат работы: удалённо
Занятость: полная
Уровень: Middle / Senior
Подразделение: Административно-операционный блок
Подчинение: Руководителю проектов СРВТ

О КОМПАНИИ

АНО «Совет по развитию внешней торговли» (СРВТ.РФ) — экспертная организация с более чем 10-летним опытом в сфере международной торговли, ВЭД, аналитики рынков, международных расчётов и развития агентских сетей.

В связи с ростом количества проектов, коммуникаций и автоматизации процессов мы открываем позицию операционного ассистента руководителя, способного взять на себя управление задачами, цифровыми инструментами и процессами «под ключ».

КЛЮЧЕВАЯ РОЛЬ

Это не секретарь и не junior-позиция.
Мы ищем человека, который:

• уверенно работает в Bitrix24,

• умеет разбираться в любых задачах с помощью ИИ,

• способен самостоятельно находить решения — от настройки оборудования до автоматизации процессов.

ФУНКЦИОНАЛ

1. Bitrix24 и операционное управление

• Работа в Bitrix24: задачи, сделки, контакты, воронки, комментарии.

• Контроль выполнения задач и сроков.

• Поддержание актуальности данных.

• Участие в настройке и оптимизации процессов в Bitrix24 (совместно с командой)

2. Коммуникации и координация

• Ведение деловой переписки (email, Telegram).

• Назначение и сопровождение онлайн-встреч (Zoom / Google Meet).

• Координация кандидатов, агентов, партнёров.

• Follow-up по итогам встреч, фиксация договорённостей.

3. HR и собеседования

• Проведение первичных интервью по готовым сценариям.

• Назначение и автоматизация собеседований.

• Работа с анкетами, тестовыми заданиями, статусами кандидатов.

• Ведение базы кандидатов и этапов отбора.

4. ИИ и автоматизация

• Использование ИИ (ChatGPT и аналоги) для:

  • подготовки писем, сообщений, скриптов;

  • анализа анкет и ответов;

  • подготовки резюме встреч;

  • помощи в настройке инструментов.

• Готовность самостоятельно разбираться в новых задачах с помощью ИИ:

  • настройка камер, микрофонов, Zoom;

  • автоматизация назначений встреч;

  • оптимизация рабочих процессов.

5. Работа с записями и материалами

• Организация Zoom-записей.

• Загрузка и структурирование видео (Google Drive / YouTube).

• Подготовка кратких итогов, таймкодов, описаний.

• ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

• Опыт работы с Bitrix24 (обязательно).

• Опыт работы ассистентом руководителя / операционным менеджером / координатором.

• Уверенное владение Zoom, Google Docs, Google Sheets, Telegram.

• Готовность работать с ИИ как с рабочим инструментом, а не «для интереса».

• Умение быстро разбираться в новых задачах без постоянных инструкций.

• Системность, ответственность, высокая самоорганизация.

• Грамотная письменная речь.

БУДЕТ СЕРЬЁЗНЫМ ПРЕИМУЩЕСТВОМ

• Опыт автоматизации процессов с помощью ИИ.

• Опыт работы в и с HR / рекрутинге.

• Опыт работы в онлайн-проектах с большим количеством коммуникаций.

• Понимание бизнес-процессов и проектной логики.

УСЛОВИЯ

• Полностью удалённая работа.

• Работа в растущей организации с международной повесткой.

• Реальное влияние на процессы и управление.

• Профессиональный рост до операционного менеджера / руководителя направления.

• Вознаграждение обсуждается индивидуально (фикс + бонусы по результатам).

ЭТАПЫ ОТБОРА

• Заполнение анкеты.

• Первичное интервью.

• Практическое тестовое задание.

• Принятие решения и подключение к рабочим процессам.