Офис-менеджер (редакция)

Имеете опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, помощник руководителя, администратор) от 1 года?

Являетесь уверенным пользователем офисных программ, хорошо знаете Excel, умеете пользоваться гугл-таблицами и можете продемонстрировать это в режиме онлайн?

Готовы предоставить контакты руководителей для получения рекомендаций с последних мест работы?

Если на эти вопросы Вы ответили "да", мы приглашаем Вас ознакомиться с вакансией и пройти конкурсный отбор в нашу команду!

Кто мы?

Филлипок и К – издательский дом, который создает качественные и увлекательные книги для детей и их родителей. Наша миссия — развивать ребенка так, чтобы он был успешен в XXI веке. Мы работаем с одним из самых продаваемых авторов детской развивающей литературы Шамилем Ахмадуллиным, по авторским методикам которого уже более 200 000 родителей и детей избавились от проблем с учебой и улучшили успеваемость. Также мы выпускаем книги такого известного автора, как Андрей Курпатов.

В нашу команду требуется проактивный и ответственный офис-менеджер, который станет центральным узлом внутренней и внешней коммуникации и обеспечит эффективную и бесперебойную работу редакции издательского дома.

Мы предлагаем:

• Работа на месте работодателя: современный офис в 5 минутах от м. Тушинская по адресу: ш. Волоколамское, д. 73;
• Полная занятость, график работы – 5/2 с 9 до 18 МСК;
• Испытательный срок – 2 месяца;
• Уровень оплаты на период испытательного срока – 80 000 руб., после успешного прохождения – 100 000 руб.

Ваш функционал в команде (мы уверены, что все нижеперечисленное уже есть в Вашем опыте):

Организационная работа и документооборот:

• Регистрация, распределение и хранение входящей/исходящей корреспонденции, ведение деловой переписки с контрагентами, лицензионерами, помощниками авторов и пр.;
• Ведение редакционного и производственного плана (по шаблону), внесение корректировок, контроль сроков выполнения;
• Проверка и согласование спецификаций, ведение реестра, архивирование;
• Ведение реестра ISBN и реестра договоров с авторами;
• Составление деклараций, контроль за своевременной сертификацией книг;
• Заключение договоров с подрядчиками, внештатными исполнителями, отслеживание документооборота и оплат;
• Своевременная организация пересылки документов на подпись руководителю;

• Поиск необходимой информации по запросу и выполнение других поручений руководства, относящихся к деятельности редакции.

Коммуникация и координация:

• Участие во внутренней коммуникации редакции (редакторы, корректоры, дизайнеры, верстальщики), протоколирование совещаний, постановка и контроль выполнения задач сотрудниками редакции в Bitrix24, корректировка сроков;
• Обеспечение эффективного взаимодействия между редакцией, складом, типографией (актуализация складских остатков, просчет тиражей, отправка технических заданий в типографию, отслеживание печати и пр.).

Административно-хозяйственная деятельность:

• Администрирование офиса, участие в выставочной деятельности: контроль за состоянием помещений, закупка и обслуживание оргтехники, мебели, канцтоваров, заказ расходных материалов, взаимодействие с поставщиками услуг;
• Организация курьерской доставки через сервисы (СДЭК, Достависта, Экспресс-Л, Почта России);
• Самостоятельная отправка/получение документов Почтой России;
• Еженедельный анализ и пополнение баланса корпоративных счетов в сервисах доставки.

Мы ждем, что Вы:

• Имеете опыт работы на аналогичной должности от 1 года;
• Четко соблюдаете дедлайны;
• Умеете работать в команде и эффективно выстраивать коммуникацию с коллегами;
• Обладаете грамотной устной и письменной речью, навыками деловой коммуникации;
• Имеете высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям и исполнительность.

У Вас есть дополнительные преимущества, если Вы:

• Имеете опыт взаимодействия с типографиями;
• Внимательны к деталям;
• Имеете опыт работы с нейросетями;
• Опыт работы в Bitrix24.

Если наша вакансия Вас заинтересовала, жмите “Откликнуться” и принимайте участие в конкурсном отборе! В случае, если Вы приложите к отклику сопроводительное письмо, в котором перечислите, какими программами владеете в той или иной степени и почему решили откликнуться на нашу вакансию, мы рассмотрим Ваше резюме в первую очередь.