Офис-менеджер

Прием и отправка входящей/исходящей документации

Прием документов и личных заявлений на подпись директора Организации.

Отслеживание за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

Организация проведения телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

Составлять проекты писем, запросов, коммерческих предложений и других документов, касающихся деятельности Организации. Готовить ответы авторам писем.

Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний.

Организовывать прием посетителей.

Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

Выполнять копировально-множительные работы.

Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

Осуществлять своевременную доставку по организациям первичных бухгалтерских документов (счетов, счетов-фактур, актов и прочих документов) с обязательной регистрацией на экземплярах АНО УМЦ ДПО «Статус» входящего номера, подписи и расшифровки подписи принимающей стороны.

Своевременно передавать документы Заказчикам по описям.

Осуществлять заказ, прием, хранение, выдачу бланков удостоверений, свидетельств, дипломов, сертификатов. Составлять отчеты по использованным и списанным бланкам.

Организовывать командировки сотрудников: заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.

Организовывать обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организовывать их приемку, учет, хранение и выдачу.