Вакансия в архиве

Делопроизводитель

40 000 - 45 000 ₽

Привет! Мы — JUG Ru Group. Наша команда занимается организацией профессиональных конференций для IT-специалистов. Все началось в 2012 году с серии митапов для Java-разработчиков Java User Group и переросло в масштабные онлайновые и офлайновые мероприятия по разным IT-направлениям. Наша миссия — создание и развитие профессионального сообщества для обмена опытом и роста специалистов. В связи с расширением команды бухгалтерии мы ищем нового человека. Сейчас в отделе работает 4 специалиста. Вашей основной обязанностью будет работа с документами и работа в Битрикс24.

Требования:

Внимание к деталям. Каждое слово в документе может иметь существенное влияние как на саму сделку, так и на наши отношения с клиентом.
Самоорганизованность. У нас построена цепочка действий от устной договоренности с клиентом до обмена документами. Для этого используется специализированный софт, которым пользуются все задействованные сотрудники. В вашем ведении будет часть этого процесса и нужно будет самому отслеживать продвижение документов по этой цепочке.
Готовность к монотонной работе. Сделок с разными клиентами заключается довольно много, поэтому придется делать повторяющиеся действия.
Опыт работы в Битрикс24. Все наши сделки проводятся через этот софт. Нужно либо очень быстро с ним освоиться, либо иметь опыт работы с ним.
Опыт работы в 1С.
Уверенное владение MS Word, MS Excel и OneDrive. Вы будете быстрее справляться с работой, если будете знать основные функции этих приложений и применять их.
Опыт работы с большим количеством документов. По каждой сделке готовится пакет документов. Все документы по сделкам должны быть подготовлены и должным образом сохранены в облачное хранилище для последующей отчетности.
Знание и соблюдение нормативов, актов, принципов составления и ведения документации.
Понимание какие документы необходимо предоставить клиенту в зависимости от характера сделки и договорных отношений.

Обязанности:

Создавать документы для клиентов JUG Ru Group (Договоры, в том числе двуязычные; Приложения; ДС и т.п.). У нас наработана большая база типовых документов, поэтому создавать шаблоны с нуля не придётся.
Вместе с аккаунт-менеджером согласовывать документы с клиентами. Согласование иногда может занимать длительное время, поэтому будет необходимо держать в голове или в записях историю процесса согласования (в этом хорошо помогает Б24).
Вести реестр подготовленных документов чтобы ничего не упустить и обменяться с клиентом всеми необходимыми документами. С обменом документами вам будут помогать секретари. В последнее время мы предпочитаем обмениваться документами через ЭДО.
Выставлять счета (включая инвойсы) и акты в 1С.
Загружать документы в Битрикс24.
Искать необходимую для подготовки документов информацию в интернете.
Создавать инструкции и шаблоны для делопроизводителей и отдела бухгалтерии.

Условия:

Оформление по ТК РФ с первого дня работы;
Предлагается удаленный формат работы;
Начало рабочего дня в промежутке с 9 до 11 утра;
Мы обучим вас нашим процессам, и у вас будет наставник на время испытательного срока;
Оплачиваемый до 100% больничный;
ДМС после испытательного срока;
Открытость в общении -– общаемся на «ты» друг с другом и большинством наших клиентов. Каждый член команды может предлагать свои идеи и влиять на продукты компании;
Если вы не хотите работать из дома, то у нас есть комфортный офис рядом с метро «Василеостровская». В офисе есть все, что нужно — кухня с кофе-машиной и печеньками, кондиционер и т.п. Хотя сейчас мы настоятельно не рекомендуем его посещать.