Бизнес-ассистент

Мы ищем не просто ассистента, а специалиста по управленческому документообороту и систематизации решений для поддержки первого руководителя. Ключевая задача — внедрение и поддержание четкой системы фиксации, протоколирования и контроля исполнения решений на всех уровнях управления в строительной компании.

Данная вакансия — не позиция личного ассистента и не начальная ступень для старта в профессии. Мы рассматриваем исключительно кандидатов с подтвержденным опытом работы в роли бизнес-ассистента, где ключевой функцией было именно протоколирование совещаний, контроль исполнения решений (КИП) и управленческий документооборот.

Кандидаты без этого специфического опыта, а также специалисты, чей опыт сводится к административной поддержке (календарь, закупки, организация быта), рассматриваться не будут. Просим отнестись с пониманием.

Ключевые задачи и обязанности:

• Полное протоколирование и сопровождение совещаний:
  • Фиксация ключевых решений, поручений и дискуссий на всех встречах и совещаниях.

  • Полное организационное и документальное сопровождение совещаний: от составления повестки до фиксации решений.

  • Формирование четких и структурированных протоколов с зафиксированными результатами, сроками и ответственными.

  • Жесткий контроль исполнения поручений (КИП), мониторинг статусов, эскалация просрочек, подготовка сводок для руководителя.

• Управление проектной отчетностью и документацией:

  • Подготовка еженедельных/ежемесячных отчетов о статусе проектов (дашборды, презентации).

  • Координация и постановка задач команде и отделам с использованием трекеров задач (например, Bitrix-24, Мегаплан, Яндекс-трекер).

  • Администрирование дорожных карт (roadmap) по строительным проектам и инициативам.

  • Подготовка аналитических справок на основе данных по решениям и поручениям.

• Оптимизация рабочих процессов руководителя (административная часть):
  • Полное ведение и оптимизация рабочего календаря: планирование встреч, совещаний, переговоров с учетом приоритетов.
  • Организация встреч, подготовка необходимых документов и материалов.
  • Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами для согласования графиков и решения оперативных вопросов.
• Документооборот и коммуникация:
  • Подготовка и оформление презентаций, писем, служебных записок и иной документации.
  • Подготовка аналитических и информационных справок, отчетов, дашбордов по запросу руководителя.
  • Составление и ведение дорожных карт (roadmap) по проектам и инициативам.
  • Обеспечение конфиденциальности информации.

Наши требования к кандидату:

• Опыт работы на аналогичной позиции помощника руководителя, проектного менеджера или бизнес-ассистента от 4-х лет, где не менее 90% времени занимали бизнес задачи (без личных поручений).
• Наличие опыта работы в строительной компании будет серьезным преимуществом.

• Портфолио или примеры созданных протоколов, реестров поручений, отчетных дашбордов (с соблюдением конфиденциальности) будет преимуществом.

• Идеальная грамотность, навык структурирования сложной информации.

• Высокий уровень самоорганизации, многозадачности и ориентация на результат.
• Умение работать в режиме высоких нагрузок и строго соблюдать дедлайны.
• Навыки работы с MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) на продвинутом уровне.

Будет серьезным преимуществом:

• Понимание основ проектирования, строительства или девелопмента.
• Знание основных типов документооборота в строительной отрасли.

Мы предлагаем:

• Работу в стабильной, быстрорастущей компании с прозрачными бизнес-процессами.
• Оформление по ТК РФ, конкурентный уровень дохода (обсуждается по итогам собеседования).
• Офис в центре Москвы.
• Возможность профессионального роста в одной из ключевых отраслей экономики.