Обязанности:

В обязанности делопроизводителя входит:

1. Организация работы с документами:

- Прием и первичная обработка входящих документов

- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые

- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем

- Регистрация входящих документов

- Организация доставки документов исполнителям

- Ведение базы данных документов организации

- Ведение информационно-справочной работы

- Обработка и отправка исходящих документов

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

- Контроль исполнения документов в организации

2. Организация текущего хранения документов:

- Разработка номенклатуры дел организации

- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

- Формирование дел

- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела

3. Организация обработки дел для последующего хранения:

- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов

- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения

- Передача дел в архив организации

Требования:

. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

Работа делопроизводителем в Иркутске